Whistleblowerpolitik

Ordningen kan anvendes af følgende personer:

• Alle ansatte i Hjørring Kommune
• Lønnede eller ulønnede praktikanter i Hjørring Kommune
• Personer som arbejder under tilsyn og ledelse af kontrahenter, underleverandører og leverandører
• Personer, som endnu ikke er ansat, som under ansættelsesprocessen har fået kendskab til de oplysninger, der indberettes om

For at opnå beskyttelse som whistleblower (som beskrevet under afsnit 6 og 7) forudsættes det, at man er i god tro i forhold til:

1. at oplysningerne er rigtige og
2. at de oplysninger, der indberettes om, falder indenfor ordningen jf. afsnit 3.

Indberetninger skal vedrøre alvorlige lovovertrædelser eller andre alvorlige forhold, som er af samfundsmæssig interesse at få afdækket, f.eks.:

• strafbare forhold, f.eks. overtrædelse af tavshedspligten, misbrug af økonomiske midler, tyveri, svig, underslæb, bedrageri, bestikkelse mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af lovgivningen, f.eks. lovgivning om magtanvendelse, forvaltningsloven, offentlighedsloven mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af forvaltningsretlige principper, f.eks. undersøgelses-princippet, krav om saglighed og proportionalitet mv.,
• grove eller gentagne overtrædelser af væsentlige interne retningslinjer, f.eks. om tjenesterejser, gaver og regnskabsaflæggelse mv.,
• grove personrelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. seksuel chikane eller grov chikane i øvrigt og
• bevidst vildledning af borgere og samarbejdspartnere.

Hvis indberetningen vedrører en overtrædelse af visse EU-regler, gælder der ikke et krav om, at overtrædelsen skal være alvorlig. Her kan der indberettes om alle overtrædelser. Det gælder eksempelvis for specifikke regler indenfor følgende områder:

• Udbudsregler
• Miljøbeskyttelse
• Fødevare- og fodersikkerhed, dyresundhed og dyrevelfærd

Ordningen omfatter ikke indberetninger vedrørende øvrige forhold, f.eks.:

• andre virksomheders og borgeres forhold,
• mindre alvorlige HR-forhold, herunder eksempelvis:
  • oplysninger om mindre væsentlige overtrædelser af interne retningslinjer, f.eks. om sygefravær, rygning, alkohol, påklædning, brug af kontorartikler mv., og
  • oplysninger om mindre grove personalerelaterede konflikter på arbejdspladsen, f.eks. om samarbejdsvanskeligheder, mindre uoverensstemmelser og manglende tillid mellem medarbejdere og ledere og
• oplysninger, som er omfattet af sundhedspersoners tavshedspligt iht. sundhedslovens § 40.

Alle indberetninger skal fremsendes til Hjørring Kommune via platformen.

Platformen understøtter anonym indberetning samt sikrer, at den efterfølgende korrespondance med whistleblowerenheden forbliver anonym.

Der er ikke mulighed for at foretage mundtlige indberetninger, hverken telefonisk eller ved fremmøde.

Det er også muligt at foretage indberetningen til Datatilsynets whistleblowerordning. Det er valgfrit, hvilken ordning en whistleblower anvender, men hvis overtrædelsen kan imødegås effektivt internt i Hjørring Kommune, og whistlebloweren vurderer, at der ikke er risiko for repressalier, opfordrer vi til, at man anvender den interne ordning hos Hjørring Kommune.

Ved Datatilsynets whistleblowerordning er det muligt at indberette anonymt. Find nærmere information om indberetning hos Datatilsynet.

Vi gør desuden opmærksom på, at Hjørring Kommunes whistleblowerordning skal anses som et supplement til andre eksisterende whistleblowerordninger, som eksempelvis de ordninger, som eksisterer ved arbejdstilsynets og socialtilsynet.

I Hjørring Kommune varetages whistleblowerfunktionen af en selvstændig intern enhed. Whistleblowerenheden kan ikke pålægges instrukser eller tjenestebefalinger og refererer ikke til en direktør.

Stabschefen i Kommunaldirektørens Stab er udpeget til at lede whistleblowerenheden og udpege de øvrige medlemmer af enheden.

Navnene på de konkrete medarbejdere fremgår, når en whistleblower foretager en indberetning.

I Hjørring Kommune er det kun de konkrete personer, som er udpeget til indgå i whistlebloweren-heden, der har adgang til de modtagne indberetninger.

Til at bistå whistleblowerenheden, har Hjørring Kommune indgået aftale med KL, som foretager den indledende screening af indberetningerne. Vurderingen af om en indberetning falder indenfor eller udenfor whistleblowerordningen, foretages således ikke af whistleblowerenheden i Hjørring Kommune. For at kunne varetage denne opgave, har enkelte medarbejdere hos KL også adgang til de modtagne indberetninger.

Hvis en indberetning falder udenfor whistleblowerordningen, meddeler KL dette til whistlebloweren. Herefter vil whistleblowerenheden vejlede whistlebloweren om, hvilke andre muligheder personen har, i relation til at gøre opmærksom på forholdet.

Hvis en indberetning falder indenfor whistleblowerordningen, er det whistleblowerenheden i Hjørring Kommune, der foretager en undersøgelse af sagen. I den forbindelse er det whistlebloweren-heden, der træffer beslutning om:

• Hvordan en konkret indberetning skal undersøges.
• At en sag skal overdrages til ekstern undersøgelse, herunder hvem der konkret skal undersøge sagen.
• Hvornår en indberetning er tilstrækkelig undersøgt.
• At foretage politianmeldelse i sager, hvor der er behov for politimæssig efterforskning som led i sagens belysning.
• At afslutte en sag, hvis der på baggrund af undersøgelsen ikke findes grundlag for at iværksætte yderligere.
• At direktionen og økonomiudvalget skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblower-enhedens undersøgelse, findes behov for nye eller ændrerede procedurer eller iværksættelse af tiltag, hvorefter beslutningen herom overlades til økonomiudvalget.
• At den relevante leder skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblowerenhedens undersøgelse, er begrundet mistanke om, at forholdet kan medføre ansættelsesretlige følger for en eller flere ansatte, hvorefter beslutningen herom overlades til den pågældende leder.
• At den relevante leder skal orienteres, hvis der på baggrund af whistleblowerenhedens undersøgelse, er begrundet mistanke om, at forholdet kan medføre kontraktretlige konsekvenser eller strafferetlige følger for en leverandør mv., hvorefter beslutningen herom overlades til den pågældende leder.

Medarbejdere, som er udpeget til at håndtere indberetninger, er underlagt en særlig tavshedspligt omkring alle indberetninger.

Oplysninger om whistleblowerens identitet vil ikke blive videregivet til andre end de medarbejdere, der er udpeget til at modtage eller følge op på indberetninger uden whistleblowerens udtrykkelige samtykke.

Oplysningerne kan dog videregives, hvis det er nødvendigt for at imødegå overtrædelser eller for at sikre berørte personers ret til forsvar. Whistlebloweren vil da som udgangspunkt blive orienteret forud for videregivelsen.

Oplysninger om indberetningens indhold kan videregives til andre (f.eks. internt i Hjørring Kommune), hvis det sker med henblik på at følge op på indberetningen. I den forbindelse sikres det, at det ikke ud fra de pågældende informationer er muligt at identificere whistlebloweren. Modtageren af oplysningerne vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at vedkommende er underlagt en særlig tavshedspligt.

Indberetningerne er ikke omfattet af retten til aktindsigt eller indsigt.

Med undtagelse af oplysninger om whistleblowerens identitet, har byrådsmedlemmer ret til sags-indsigt i indberetningerne efter kommunestyrelsesloven § 9. De vil blive gjort udtrykkeligt opmærksom på, at de er underlagt en særlig tavshedspligt.

Whistleblowere vil indenfor 7 dage modtage en kvittering for modtagelsen af indberetningen. Herudover vil whistlebloweren blive orienteret om sagens behandling og udfaldet heraf hurtigst muligt og senest indenfor 3 måneder. Orienteringens omfang kan i visse tilfælde være begrænset af reglerne om tavshedspligt mv.

Hvis det vurderes, at indberetningen falder uden for whistleblowerordningen, vil en whistleblower blive orienteret herom. I den forbindelse vil man også modtage vejledning om, hvor man eventuelt kan rette henvendelse i stedet.

En indberetning til whistleblowerordningen vil ikke i sig selv medføre, at whistlebloweren bliver part i sagen, hvormed man som whistleblower ikke pr. automatik tillægges de rettigheder som medfølger af partsstatus.

En whistleblower anses ikke for at have tilsidesat sin tavshedspligt, hvis indberetningen indeholder fortrolige oplysninger og ifalder ikke ansvar forudsat, at whistlebloweren havde rimelig grund til at antage, at de pågældende oplysninger var nødvendige for at afsløre et forhold, som er omfattet af ordningen.

Whistleblowere, dennes familie, partsrepræsentant mv. er beskyttet mod repressalier af enhver art som følge af indberetningen.

Enhver kan orientere whistleblowerenheden, hvis det har haft negative konsekvenser, at vedkommende har indgivet oplysninger til whistleblowerordningen.

Har en person oplevet uberettigede sanktioner eller konsekvenser, som følge af at have indgivet en indberetning, kan den pågældende tilkendes godtgørelse.

Der må ikke bevidst indgives urigtige eller vildledende oplysninger gennem whistleblowerordningen. Indberetninger indgivet via whistleblowerordningen i ond tro, kan medføre en politianmeldelse, ligesom det kan medføre negative ansættelsesretlige reaktioner eller bødestraf.

Alle offentligt ansatte har ytringsfrihed og må derfor som udgangspunkt offentliggøre oplysninger om alle forhold, herunder også til pressen, så længe der ikke offentliggøres eller videregives op-lysninger, som er omfattet af tavshedspligten, og den ansatte udtaler sig på egne vegne. Whistleblowerordningen ændrer ikke herpå og indskrænker ikke ansattes ytringsfrihed.

Ved brug af ytringsfriheden gælder den særlige beskyttelse som whistleblower som altovervejende hovedregel ikke.

I helt særlige situationer kan en person dog offentliggøre et forhold (herunder også fortrolige op-lysninger) og opretholde beskyttelse som whistleblower.

Dette gælder, hvis:

1. Whistlebloweren allerede har forsøgt at indberette til en intern og en ekstern (eller udelukkende en ekstern) whistleblowerordning uden, at der truffet passende tiltag indenfor henholdsvis 3 og 6 måneder eller
2. Whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at overtrædelsen udgør en overhængende eller åbenbar fare for offentlighedens interesser eller
3. Whistlebloweren har rimelig grund til at antage, at der ved indberetning til en ekstern ordning er risiko for repressalier, eller at der er ringe udsigt til at overtrædelsen vil blive imødegået effektivt.

De personer, som oplysningerne handler om, vil ikke nødvendigvis opnå kendskab til indholdet af indberetningen, eller at der behandles oplysninger om dem. Det afhænger af, hvordan den konkrete sag kan belyses.

Personerne vil aldrig få kendskab til whistleblowerens identitet, medmindre whistlebloweren samtykker hertil.

Whistleblowerenheden offentliggør årligt en rapport, hvor det i overordnede beskrivelser fremgår, hvor mange indberetninger enheden har modtaget, hvad de har omhandlet mv.

Rapporten vil være tilgængelig på Hjørring Kommunes hjemmeside.

Medarbejdere, der bidrager til whistleblowerordningen ved at fortage undersøgelser eller afgive oplysninger, er beskyttet mod negative ansættelsesmæssige konsekvenser som følge af deres bidrag.