Opbevaring af personoplysninger
Opbevaring af personoplysninger ifm. ansættelse i Hjørring Kommune sker i de dertil indrettede fagsystemer. Adgangen til oplysningerne er begrænset til medarbejdere/ledere med et arbejdsbetinget behov for adgangen. I den elektroniske personalemappe gemmes løbende dokumenter af betydning for din ansættelse.
Kategorier af personoplysninger
Vi registrerer og behandler følgende oplysninger om dig:
Almindelige personoplysninger
Langt de fleste oplysninger, som kommunen behandler som led i personaleadministrationen, er almindelige personoplysninger. I de fleste tilfælde har Hjørring Kommune hjemmel til at behandle oplysningerne direkte i lovgivningen.
I kategorien ’almindelige personoplysninger’ kan blandt andet nævnes følgende – der er ikke tale om en udtømmende liste:
- Kontaktoplysninger fx privatadresse, telefonnummer, e-mail etc., uddannelsesbaggrund, CV, lønforhold, bankoplysninger, arbejdstid, fravær, mærkedatoer, tillidshverv, disciplinære forhold osv.
Cpr-nummer
Vi behandler oplysninger om dit CPR-nummer for at kunne identificere dig utvetydigt, fx når vi skal indberette oplysninger om din løn mv. efter reglerne i skattelovgivningen om indberetningspligt.
Følsomme personoplysninger
Hjørring Kommune behandler forskellige følsomme oplysninger om dig. Det kan fx være:
- Fagforeningsmæssige tilhørsforhold
- Helbredsoplysninger (fx funktionsmæssige begrænsninger, varighed af fravær, afdækning af afhjælpningsforanstaltninger, barsel, særlig vilkår ved fx handicap).
Strafbare forhold
I Hjørring Kommune vil oplysninger om strafbare forhold ofte behandles i den sammenhæng, at kommunen som arbejdsgiver har ret og pligt til at indhente en straffe- og eller børneattest på en kommende medarbejder.
Behandling af personoplysninger udenfor kategori
Medarbejdere ved Hjørring Kommune skal til enhver tid overholde gældende Databeskyttelsespolitik inkl. vejledninger, procedurer, retningslinjer osv.
Organisatoriske sikkerhedstiltag samt kontrolforanstaltninger
Kommunen har som tillæg til de organisatoriske foranstaltninger implementeret en række tekniske sikkerhedstiltag. Disse omfatter bl.a.:
- Logning i fagsystemer
- Denne logning indeholder navn på medarbejderen, tidspunkt for tilgangen til systemet samt hvilken handling der er foretaget.
- Logning på kommunens netværk
- Dette omfatter bl.a. hvilke internetsider der tilgås, brug af e-mail osv.
- GPS tracking i kommunens køretøjer.
- GPS tracking bruges som tyverisikring på køretøjerne.
I forbindelse med disse foranstaltninger vil der ske behandling af personoplysninger. Behandlingen er begrænset til handlinger foretaget i kommunens systemer eller på kommunens enheder fx pc, tablet og mobil.
Et logudtræk kan udleveres til borger i forbindelse med kommunens efterlevelse af databeskyttelsesforordningens art. 15 (indsigtsretten) overfor pågældende borger.
Retsgrundlaget for vores behandling af personoplysninger
Kommunen kan som arbejdsgiver behandle personoplysninger om medarbejdere, hvis der er et legitimt og proportionalt formål med behandlingen af oplysningerne. Behandlingen af oplysninger skal være naturligt for kommunen at udføre som led i personaleadministrationen.
Statistiske formål
Oplysninger om løn og fravær mv. anvendes desuden til at udforme forskellige statistikker, herunder sygefraværsstatistik, hvor vi samkører oplysninger om forskellige medarbejdere for at danne et nødvendigt overblik. Kun relevante oplysninger anvendes og oplysningerne anvendes ikke til andre formål end ren statistik.
Videregivelse af oplysninger
Vi videregiver eller overlader personoplysninger om vores ansatte til bl.a. følgende kategorier af modtagere:
- Offentlige myndigheder inkl. ministerier
- Private virksomheder såsom pengeinstitutter, fagforeninger, eksterne rådgivere, pensionsselskaber etc.
- Politiet ifm. indhentelse af straffe- og/eller børneattest
- Kommunens interne organisationsstyringssystem og telefonsystem
- Kommunens databehandlere herunder leverandører af It-systemer
Videregivelse af oplysninger om dig vil kunne ske under iagttagelse af behandlingsreglerne i databeskyttelseslovgivningen og anden dansk lovgivning. Vi vil i hvert enkelt tilfælde vurdere, om videregivelsen kræver dit udtrykkelige samtykke, eller om videregivelsen kan ske på andet retsgrundlag.
Hvor stammer oplysninger fra
De oplysninger kommunen behandler om dig, kommer dels fra dig og dels fra vores løbende opdatering af vores ansattes navn, adresser etc. gennem vores abonnement hos CPR.
Sletning af personoplysninger
Hjørring Kommune arbejder ud fra de til enhver tid gældende regler og retningslinjer ift. sletning. Frister for sletning er fastsat for hvert enkelt system.
Dine rettigheder
Du har efter lovgivningen en række rettigheder i forhold til vores behandling af oplysninger om dig. Du kan gøre brug af dine persondatarettigheder ved at henvende dig til DPO@hjoerring.dk.
Når du har anmodet om at få adgang til oplysninger om dig, at få dem rettet eller slettet, eller hvis du har gjort indsigelse mod vores databehandling, undersøger vi, om det er muligt at imødekomme dit ønske. Vi giver dig svar på din henvendelse så hurtigt som muligt og senest en måned efter, at vi har modtaget din henvendelse.
Ret til at oplysninger (indsigtsret)
Du har ret til at få indsigt i de oplysninger, som vi behandler om dig samt en række yderligere oplysninger.
Ret til berigtigelse (rettelse)
Hvis du mener, at de persondata, vi behandler om dig, er ukorrekte eller vildledende, har du ret til at få dem rettet. Du skal henvendes dig til os og oplyse os om, hvori unøjagtighederne består, og hvordan de kan rettes. Vi skal i alle tilfælde tage stilling til, om vi mener din anmodning er berettiget.
Ret til sletning
Vi sletter generelt persondata, når de ikke længere er nødvendige at opbevare. I særlige tilfælde har du ret til at få specifikke oplysninger om dig slettet, inden tidspunktet for vores almindelige generelle sletning indtræffer. Det gælder fx, hvis behandlingen af dine oplysninger sker på baggrund af et samtykke, og du trækker dit samtykke tilbage.
Ret til begrænsning af behandling
Hvis du bestrider oplysninger, som vi har registreret eller på anden vis behandler, kan du anmode os om at begrænse behandlingen af oplysningerne, indtil vi har haft mulighed for at fastslå, om oplysningerne er korrekte. Hvis du har ret til at få begrænset behandlingen, må vi fremover kun behandle oplysningerne – bortset fra opbevaring – med dit samtykke, eller med henblik på at retskrav kan fastlægges, gøres gældende eller forsvares, eller for at beskytte en person eller vigtige samfundsinteresser.
Ret til indsigelse
Du har ret til at gøre indsigelse mod vores behandling af oplysninger om dig. Du kan bruge kontaktoplysningerne øverst til at sende en indsigelse. Hvis din indsigelse er berettiget, sørger vi for at ophøre med behandlingen af oplysningerne.
Ret til få information om nye formål
Hvis vi ønsker at bruge oplysninger om dig til et andet formål, end de formål, som vi tidligere har oplyst over for dig, fx i denne persondatapolitik, har du ret til at få information herom, inden vi viderebehandler oplysningerne til andet formål.
Ret til at trække samtykke tilbage
Hvis vores behandling af dine oplysninger sker på grundlag af dit samtykke, kan du til enhver tid trække samtykket tilbage. Hvis du tilbagekalder samtykket, må vi fremover ikke længere behandle oplysningerne. Tilbagekaldelse af samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der er baseret på samtykke inden tilbagekaldelsen. Hvis vi har et andet lovligt grundlag for behandling end samtykke med et selvstændigt formål – fx hvis opbevaring af oplysninger af hensyn til de overholdelse af reglerne om bogføring – vil denne behandling fortsat kunne finde sted.