E-team

Hjørring Kommune har på linje med andre kommuner den udfordring, at rammerne for løsning af kerneopgaven forandrer sig, når der bliver flere ældre, fortsat tilgang af borgere på handicapområdet og færre erhvervsaktive til at løse opgaverne. Flere undersøgelser viser, at de ældre, og dem, der står over for at blive det, i højere grad føler sig trygge ved nye velfærdsteknologiske løsninger og efterspørger dem. Det kalder på andre og nye måder at løse opgaverne på.

Derfor igangsætter Hjørring Kommune i august 2024 en prøvehandling, hvor den nye afdeling ’E-team’ etableres, og hvor man skal afprøve teknologier, arbejdsgange og samarbejdsformer, der har til formål at systematisere og udbrede anvendelsen af digitale og teknologiske løsninger.  

Herunder kan du læse mere om tankerne bag etableringen af E-team.

Læs mere

Det overordnede formål med etablering af et e-team er at systematisere og udbrede anvendelsen af digitale og teknologiske løsninger – primært for at frigøre medarbejderressourcer, men også for at imødekomme den stigende efterspørgsel fra borgere på løsninger, der kan understøtte selvstændighed og selvhjulpenhed.  

Dette lægger sig i naturlig forlængelse af både nationale tendenser i form af fx Robusthedskommissionens anbefalinger til at gøre digitale og teknologiske løsninger til førstevalget samt SÆH-områdets nye vision, hvor teknologisk understøttet selvstændighed og selvhjulpenhed er et centralt element. 

Den overordnede målsætning for arbejdet med E-team er derfor, at ’alt der kan leveres digitalt, skal leveres digitalt’ bl.a. med henblik på at give borgerne et så selvstændigt og meningsfyldt liv som muligt.  

E-team etableres igennem en stor prøvehandling. I prøvehandlingen tages udgangspunkt i en proces, hvor man afprøver og gentager valgte aktiviteter og elementer med henblik på at afdække, hvad der fungerer, og hvad der skal tilrettes. Man starter således med en mindre udgave af E-team, som opskaleres løbende, efterhånden som man vurderer, at de foreløbige elementer fungerer. Denne proces vælges, fordi der er meget få erfaringer fra andre kommuner med et tværgående e-team, og det vurderes derfor ikke at være muligt på forhånd at opbygge en færdig model for E-team.

Der indlægges workshops med medarbejderne flere gange i prøvehandlingsperioden, som skal være en del af grundlaget for vurderingen af, hvad næste skridt i processen skal være. Der er altså ikke tale om en lineær proces, men en proces hvor der kan være behov for at skalere tilbage, hvis der viser sig at være elementer, der ikke fungerer.

Dette betyder også, at både ledere, medarbejdere, samarbejdspartnere og borgere i processen vil opleve uhensigtsmæssigheder. Denne læring indsamles og indarbejdes, så man til sidst står tilbage med en afprøvet og velfungerende model for E-team.

Som udgangspunkt forventes det, at prøvehandlingen og dermed etableringen af E-team vil foregå fra sommeren 2024 til sommeren 2025.

Del 1 - planlægning (marts-juli 2024)
• Høringsproces
• Politisk godkendelse
• Dialog med faglige organisationer omkring bl.a. tilrettelæggelse af arbejde
• Opsætning af CURA - organisation, ydelser og observationer
• Ansættelse af medarbejdere og leder
• Etablering af fysiske rammer
• Indkøb af valgte teknologier
• Kommunikation til og dialog med medarbejdere, borgere, pårørende m.fl.
• Varsling af privat leverandør
• Planlægning af læringsloops

Del 2 – prøvehandling (august 2024 – juni 2025)
• Gennemførsel af læringsloops
• Midtvejsstatus til SÆH-udvalget

Del 3 – evaluering og beslutning om idriftsættelse (aug-okt 2025)
• Med udgangspunkt i de operationaliserede formål udarbejdes en rapport med evaluering af de valgte mål og med forslag til endelig model for drift
• Rapporten forelægges SÆH-udvalget mhp. godkendelse af idriftsættelse

Opstart af prøvehandlingen lægges i august, da det vil være uhensigtsmæssigt for både medarbejdere og borgere, hvis man når at starte op i juni, hvorefter nogle ting vil blive sat på pause pga. sommerferien.

Alle ydelser, der kan leveres digitalt, skal som udgangspunkt leveres digitalt, hvor det fagligt vurderes muligt, og borger har mulighed for at anvende teknologierne. E-teamvil arbejde aktivt med at motivere borgere til at modtage ydelser digitalt og/eller med brug af velfærdsteknologiske løsninger.

Som udgangspunkt starter prøvehandlingen med at omhandle;

• Serviceloven § 85 (Bostøtte)
• Serviceloven § 82 (Den Gode Modtagelse)
• Serviceloven § 83 (Hjemmehjælp)
• Serviceloven § 83a (Rehabilitering)
• Sundhedsloven § 138 (Hjemmesygepleje)

Afgræsningen er valgt for ikke at inddrage alle ydelser, og dermed bedre kunne implementere i dybden, mens man samtidig har en tilpas stor gruppe af borgere i prøvehandlingen. De pågældende paragraffer og ydelser er valgt, da de udgør en forholdsvis stor del af SÆH-områdets ydelser, og fordi der her vurderes at være det største potentiale for at udbrede anvendelsen af digitale og teknologiske ydelser. Det er også i kombinationen af disse ydelser, man får afprøvet samarbejdsflader mellem det sociale og sundhedsfaglige område.

Forventningen er, at de fleste borgere i prøvehandlingsperioden vil have behov for en kombination af e-ydelser og fysiske ydelser. Som E-team skaleres op, og der tilføjes ydelser og teknologier vil flere borgere formentlig kunne overgå til kun at modtage e-ydelser.

Der tages udgangspunkt i nuværende serviceniveau og kvalitetsstandarder.

Der fokuseres indledningsvist på skærm- og medicinteknologi.

Skærmteknologi vælges, da denne teknologi kan anvendes til mange forskellige indsatser på tværs af de nævnte paragraffer, hvilket giver E-team mulighed for at afprøve det på forskellige områder. Medicinteknologi vælges, da denne teknologi vurderes at kunne være anvendelig hos et stort antal borgere. Det er samtidig vurderingen, at netop disse teknologier i høj grad kan bidrage til at reducere kapacitetsudfordringen, da mange borgere modtager medicinrelaterede ydelser.

Det er ligeledes teknologier, der er kendt på tværs af SÆH-området, og der er derfor mindre risiko forbundet ved at starte med dem i prøvehandlingsperioden. Det er dog ikke nødvendigvis de samme teknologier, der anvendes i dag, som vil blive brugt i E-team. Både erfaringer og teknologisk udvikling kan også betyde, at der skiftes teknologi i prøvehandlingsperioden.

I prøvehandlingsperioden er den potentielle målgruppe alle nye borgere, der bevilges én af de valgte paragraffer. På sigt vil alle borgere på SÆH-området som udgangspunkt være i målgruppen for e-ydelser.

Når man ønsker at etablere en ny afdeling, er det baseret på egne og andre kommuners erfaringer med implementering af digitale ydelser. Disse erfaringer viser, at det er meget svært at integrere de digitale ydelser i en eksisterende driftsorganisation herunder visitation. Det har ikke vist sig muligt at få nok borgere og dermed tilstrækkelig volumen på de digitale ydelser.

I prøvehandlingen ansættes i alt cirka 10 medarbejdere fra de samme fagområder/-grupper, der i dag leverer ydelser indenfor de nævnte paragraffer samt en IT-supporter, som skal kunne hjælpe medarbejderne både virtuelt og ved fysisk fremmøde ved tekniske udfordringer.

E-team ledes af en afdelingsleder, der ligeledes indgår i det daglige arbejde. E-team har ledelsesmæssig reference til Myndighedschefen.

Medarbejderne i E-team bliver selvtilrettelæggende med henblik på at opnå en større fleksibilitet i opgaveløsningen. Allerede fra rekrutteringen af medarbejdere, vil der være en forventning om, at man tilrettelægger sit arbejde, så det tilpasses borgers behov. Det kan betyde, at medarbejdere skal levere et skærmbesøg om aftenen eller weekenden og så holde fri på et andet tidspunkt.

Samtidig skal det være klart for medarbejderne, at der arbejdes hen imod decideret weekend- og aftenarbejde, når det giver mening i forhold til antal af borgere. I weekend- og aftentimerne vil det i prøvehandlingsperioden kun være skærmbesøg, der leveres. Opsætning, klargøring m.m. af medicinteknologierne håndteres i dagtimerne, men kan herudover suppleres med skærmbesøg.

Arbejdsgruppen vurderer, at det er essentielt for E-teams succes, at e-ydelser så vidt muligt tænkes ind fra starten af borgers forløb. Derfor er man med etableringen af E-team også nødt til at justere i forhold til visitation og myndighedsfunktioner.

I prøvehandlingsperioden skal borger skal som udgangspunkt bruge de samme indgange som i dag ved behov for støtte eller pleje. Derudover vil der være forskel på, hvordan E-team inddrages i visitationsprocessen, alt efter hvor myndighedskompetencen er placeret.

Myndighedsfunktionernes primære nye opgave bliver at vurdere, om borger er i stand til at anvende teknologiske løsninger. Med de valgte teknologier vurderes det at kunne gøres ved hjælp af få spørgsmål til borger. Det konkrete vurderingsværktøj udarbejdes i planlægningsperioden, men der kan være tale om spørgsmål til, hvorvidt vedkommende har erfaring med at bruge smartphone og tablet.

Vurderes det, at borger er i stand til at modtage en e-ydelse, bliver det efterfølgende E-teams opgave at vurdere, hvilke bevilgede ydelser og i hvilket omfang, det kan leveres vha. skærm eller medicinteknologi. Derefter udarbejdes den endelige bevilling. Når bevilling er foretaget, er det E-team, der leverer e-ydelsen.