Når en medarbejder bliver syg i en længere periode, er det vigtigt, at der bevares en kontakt til medarbejderen under dennes sygdom, da det er medvirkende til, at medarbejderen bevarer en tilknytning til arbejdspladsen.
Det er lederens ansvar, at der afholdes sygefraværssamtaler med medarbejderen.
Der skal afholdes sygefraværssamtaler både i henhold til lovgivningen på sygedagpengeområdet, men også i henhold til Hjørring Kommunes politik ”Tidlig Indsats”.
I forbindelse med hver sygefraværssamtale skal lederen sørge for at indkalde medarbejderen, med et passende varsel. Herudover er det vigtigt at der udarbejdes referat fra samtalen.
Generelt skal det bemærkes, at en leder aldrig må spørge direkte ind til hvad medarbejderen fejler, da det er personfølsomme oplysninger som medarbejderen ikke er pligtig til at oplyse. Lederen må altid spørge ind til hvordan medarbejderen har det og tage en drøftelse ud fra de oplysninger.
Nedenstående gives en kort beskrivelse af de enkelte sygefraværssamtaler.
Den lovpligtige sygefraværssamtale
Lederen skal gennemføre en sygefraværssamtale med en medarbejder, inden medarbejderen har været sygemeldt i 4 uger. Det skal bemærkes, at Hjørring Kommunes politik om Tidlig Indsats tager højde for dette. Der gives senere en gennemgang af hovedprincipperne i forhold til Tidlig Indsats.
Den lovpligtige sygefraværssamtale har til formål at finde løsninger på, hvornår og hvordan en medarbejder kan genoptage arbejdet. Det kan eventuelt drøftes om medarbejderen har behov for genoptagelse af arbejdet på nedsat tid eller med en begrænset mængde/type opgaver.
Såfremt medarbejderens sygdom forhindrer, at vedkommende kan møde personligt op til en samtale kan samtalen gennemføres pr. telefon.
En delvis genoptagelse eller en genoptagelse af arbejdet med skånehensyn i en periode, skal være forenelig med driften. Det er på den baggrund ikke noget medarbejderen kan stille krav om, men mere et forhold som kan aftales i dialog mellem leder og medarbejder under hensyn til både medarbejder og arbejdspladsens drift.
Lederen er forpligtet til at registrere fraværet.
Se nærmere herom under menupunktet Registrering af sygefravær.
Tidlig Indsats
Sygemeldt i 1 uge / Atypisk fraværsmønster
I henhold til Hjørring Kommunes politik om ”Tidlig Indsats” skal lederen tage kontakt til en sygemeldt medarbejder, når medarbejderen har været sygemeldt i 1 uge, eller ved et atypisk fraværsmønster. Samtalen har til formål at vise omsorg for medarbejderen samt forebygge langvarigt fravær. Derudover kan samtalen anvendes til at give en indikator på varigheden af fraværet.
Lederen skal sikre, at Tidlig Indsats bliver inddraget i henhold til retningslinjerne
3. fraværsuge
Lederen skal indkalde medarbejderen til en sygefraværssamtale i 3. fraværsuge. Til denne samtale skal fastholdelseskonsulenten fra Tidlig Indsats medvirke. Medarbejderen skal have mulighed for at have en bisidder med. Formålet med samtalen er at udarbejde en fastholdelsesplan, samt en drøftelse af mulighederne for medarbejderen.
Efter 4 ugers fravær
Fastholdelseskonsulenten tager kontakt til lederen og til den sygemeldte medarbejder efter 4 ugers fravær. Dette blot for at få en status på fraværet.
Syg i mere end 6 uger
Såfremt medarbejderen er sygemeldt i mere end 6 uger, skal der i henhold til Tidlig Indsats indkaldes til endnu en sygefraværssamtale med deltagelse af fastholdelseskonsulenten. Medarbejderen skal også her have mulighed for at tage en bisidder med. Lederen skal sikre, at medarbejderen bliver indkaldt, samt at der udarbejdes et referat.
Er medarbejderen syg i mere end 6 uger stoppes sagen i forhold til Tidlig Indsats, og det betyder i nogle tilfælde, at fastholdelseskonsulenten overdrager sagen til en ny sagsbehandler og evt. til medarbejderens bopælskommune, såfremt medarbejderen ikke har bopæl i Hjørring Kommune.
Øvrige samtaler
Det er vigtigt, at lederen holder kontakten til en sygemeldt medarbejder. Dette skal gøres for at medarbejderen bevarer tilknytningen til arbejdspladsen således en tilbagevenden til arbejdet bliver så nem som muligt for en medarbejder, der har været fraværende i længere tid på grund af sygdom.
Lederen bør med jævne mellemrum indkalde medarbejderen til en sygefraværssamtale, disse samtaler kan også ske telefonisk. Lederen skal huske, at tage notater og udarbejde referat af sådanne samtaler.
Såfremt sygefraværet bliver meget langstrakt og begynder at påvirke driften i en sådan grad, at det kan få driftsmæssige konsekvenser, kan medarbejderen indkaldes til en sygefraværssamtale med henblik på at tage status af tidsperspektivet for fraværet, sammenholdt med de driftsmæssige konsekvenser heraf. I den forbindelse kan det evt. være en fordel at indhente en mulighedserklæring.
Læs mere under menupunktet Mulighedserklæring og friattest.
Er der ingen tidsperspektiv eller er perspektivet så langt ud i fremtiden, at det har store driftsmæssige konsekvenser kan der, efter en konkret og individuel vurdering, eventuelt indledes en opsigelse af medarbejderen.
Jobcentrets rolle
Ud over de samtaler, der er mellem leder og medarbejder, kører der et sideløbende forløb ved Jobcenteret. Det er Jobcentres ansvar, at behandlingen af sygesagen sker i henhold til og under iagttagelse af reglerne i sygedagpengelovgivningen.
Medarbejderen er forpligtet til at deltage i samtaler med Jobcenteret og såfremt medarbejderen ikke opfylder de krav som Jobcentret stiller, kan det få betydning for arbejdspladsens sygedagpengerefusion. Såfremt Jobcentret vurderer, at der ikke længere er grundlag for at tildele sygedagpengerefusion, vil arbejdsgiver blive underrettet.
Skyldes den manglende sygedagpengerefusion, at medarbejderen har forsømt sin forpligtelse, er det væsentligt, at medarbejderen kender konsekvensen deraf. Der kan ikke ske modregning i medarbejderens løn for den manglende sygedagpengerefusion såfremt medarbejderen ikke er klar over konsekvenserne af udeblivelse fra Jobcentres opfølgning. Det er på den baggrund væsentligt, at lederen sikrer, at medarbejderen er bekendt med den forpligtelse, som vedkommende har samt at det kan få konsekvens i forhold til modregning i lønnen.
Det skal her bemærkes, at det alene er den mistede sygedagpengerefusion, der kan modregnes i lønnen.
For at sikre, at medarbejderen er orienteret om forpligtelsen samt konsekvenser af manglende deltagelse, anvendes skabelonen ”Bekræftelse på orientering om pligt til deltagelse i Jobcentres opfølgning”. Denne orientering skal ske i forbindelse med afholdelse af første sygefraværssamtale og bekræftelsen underskrives af begge parter.
Ved yderligere spørgsmål til afholdelse af sygefraværssamtaler kan Løn & Personale kontaktes.
Skabelon til bekræftelse på orientering om pligt til deltagelse i Jobcentrets opfølgning