E-håndbog om:

Sygefravær

Håndbogen er et hjælpeværktøj til ledere i deres daglige håndtering af sygefravær. Håndbogen skal endvidere medvirke til en ensartet håndtering af sygefravær i hele organisationen.

Herunder er det afgørende, at de enkelte afdelinger har en ensartet registreringspraksis, hvilket ligeledes giver udslag i opfølgningen i sygefraværsstatistikkerne.

Endeligt er der fokus på rettidig registrering – hvilket er forudsætning for korrekt advis, de rigtige refusioner m.m.

Sygdom er lig med det fravær du har på grund af egen sygdom.

En ansat kan have fravær andre årsager som f.eks. sygdom hos nærtstående. Dette fravær er ikke sygdom og skal håndteres i henhold til bestemmelserne i aftalen om fravær af familiemæssige årsager eller bestemmelserne i kommunens personalepolitik vedrørende frihed i forbindelse svære livsmæssige situationer. 

Sygdom registreres med lønartskoden 790.

Sygdom registreres fra og med første hele fraværsdag.

Eksempel: En ansat må gå hjem fra arbejde i løbet af dagen, fordi pågældende bliver syg. Der registres først sygdom fra næste dag, såfremt pågældende fortsat er syg.

Sygdom i forbindelse med en arbejdsskade

Egen sygdom i forbindelse med en arbejdsskade skal registreres med lønartskoden 590. 

Sygdom på grund af arbejdsskade registreres fra og med første hele fraværsdag.

Arbejdsskaden skal samtidig anmeldes i overensstemmelser med reglerne herfor.

Delvis sygdom forekommer i forbindelse med gradvis genoptagelse af arbejdet eller i et sygeforløb, hvor den ansatte alene kan klare at gå på arbejde en del af dagen.

Der skal i begge situationer foreligge en aftale mellem lederen og den ansatte. Det skal af aftalen fremgå, hvor meget den ansatte er fraværende i procent – eksempelvis en fuldtidsansat er fraværende 5 timer pr. dag = 5/7,40x100= 67,57 % af fuldtid.

Delvis sygdom registreres med lønartskoden 526. Samtidig registreres sidste hele fraværsdag i forhold til sygdom – lønartskode 790. Bemærk, der må ikke være et slip mellem de to indberetninger.

Langtidssygefravær er lig med en sygemelding der varer 3 uger og derover.

Atypisk sygefravær er f.eks. fravær hver mandag/fredag, mange sygeperioder indenfor kort tid og lignende.

Sterilisation og kosmetiske operationer

Retten til sygedagpenge bortfalder, hvis den ansatte har pådraget sig sygdommen ved forsæt eller grov uagtsomhed.

Den bestemmelse har betydning ved sterilisation og kosmetiske operationer.

Når der ikke er tale om et lægeordineret indgreb, så er det ikke en sygemelding – den ansatte afvikler i stedet ferie og/eller afspadsering i forbindelse med indgrebet og rekonvalescens. Er indgrebet lægeordineret er der tale om en sygemelding.

Kommer der komplikationer efter indgrebet er der tale om en sygemelding. I de tilfælde der er tale om en sygemelding registres fraværet som sygdom – lønartskode 790.

Fravær ved behandling for barnløshed

Ved fravær fra arbejdet på grund af undersøgelser og behandling for ufrivillig barnløshed, har den ansatte ret til fuld løn under sygdom. Der er dog kun ret til sygedagpenge ved fravær på grund af behandlingen af den af parterne, hos hvem årsagen til ufrivillig barnløshed findes.

Det er en lægelig vurdering, hvorvidt der er tale om sygelige forhold i forbindelse med ufrivillig barnløshed. Ansatte, som ikke er berettiget til fuld løn under sygdom, har ret til sygedagpenge efter sygedagpengelovens bestemmelser herom.

Fravær, der betragtes som sygelige forhold ifm. ufrivillig barnløshed registreres som sygdom – lønartskode 790.

Alkohol- og stofmisbrug, samt ludomani

Misbrug er ikke i sig selv sygdomme, der medfører ret til sygedagpenge. Misbruget kan imidlertid være grund til en fysisk eller psykisk tilstand, der må betragtes som sygdom, og således kan give grundlag for at udbetale sygedagpenge.

Fravær, der betragtes som sygdom registreres som sygdom – lønartskode 790.

Aftale mellem arbejdsgiver og lønmodtager om refusion af løn eller dagpenge under sygdom efter sygedagpengelovens § 56.

Man kan som arbejdsgiver indgå en aftale med medarbejderens opholdskommune om ret til refusion fra første sygedag, hvis medarbejderen opfylder beskæftigelseskravet i Sygedagpengelovens § 30.

En sådan aftale kan indgås:

  • når lønmodtagerens sygdomsrisiko er væsentligt forøget på grund af en langvarig eller kronisk lidelse og fraværet på grund af lidelsen skønnes at medføre mindst 10 fraværsdage inden for 1 år,
  • når lønmodtageren skal indlægges eller behandles ambulant på sygehus eller tilsvarende behandlingsinstitution og indlæggelsen eller behandlingen var besluttet på ansættelsestidspunktet, eller
  • når arbejdsgiveren under det bestående arbejdsforhold allerede har udbetalt sygedagpenge eller løn i 21 kalenderdage for samme lidelse inden for de seneste 12 måneder før indlæggelsen eller behandlingen.

Aftalen kan indgås for 2 år ad gangen og vedrører kun fravær på grund af den lidelse, der er omfattet af aftalen. Aftalen kan ikke fornyes, når lønmodtagerens fravær på grund af lidelsen i det seneste år ikke har medført mindst 10 fraværsdage, medmindre der ved aftalens udløb er sket væsentlige ændringer i lønmodtagerens arbejdsmæssige eller helbredsmæssige forhold.

Blanketten DP 211 Aftale mellem arbejdsgiver og lønmodtager om refusion af løn eller dagpenge under sygdom skal udfyldes i forbindelse med ansøgning om § 56. Dette sker gennem selvbetjeningsløsningen på borger.dk.

Læs mere om sygedagpenge for lønmodtagere

 

Når en medarbejder er fraværende på grund af sygdom, er det vigtigt, at fraværet straks bliver registreret i det system afdelingen anvender til formålet: Tjenestetid, Personaleweb eller Trio.

Når en medarbejder sygemelder sig, er det vigtigt, at lederen registrerer fraværet fra første hele fraværsdag. Dette uanset om perioden for fraværet er ukendt. Dette mindsker risikoen for, at arbejdspladsen mister sygedagpengerefusion. Registreringen sikrer endvidere, at sygedagpengekontoret orienteres rettidigt i forhold til deres opfølgning i sygesager.  

Det er ligeledes vigtigt, at fraværet registreres med den korrekte lønartskode for fraværet. Anvendes en forkert lønartskode ved indberetningen, er der risiko for, at afdelingen ikke får den refusion, som afdelingen ellers kunne være berettiget til.

Vejledning til registrering i systemerne

Vejledning til hvordan registreringen af fraværet foregår i henholdsvis Tjenestetid, Personaleweb og Trio, findes i manualerne til de respektive systemer.

Personaleweb

Her finder du information om, hvordan fravær registreres

 

Har medarbejderen en godkendt § 56 aftale, så skal man huske at anvende lønartskode 525 (522 ved delvist § 56 fravær), når fraværet skyldes sygdom, der er omfattet af aftalen. Såfremt en medarbejder med en godkendt § 56 aftale, er fraværende med en anden lidelse, end den som er omfattet af § 56 aftalen, skal fraværet indberettes som ordinær sygdom (lønart 790).

Hvis man f.eks. har anvendt lønartskode 790 for en medarbejders fravær, der er relateret til en godkendt § 56 aftale (lønart 525/522), vil systemet ikke generere en anmeldelse straks og man vil miste refusionen for den 30 dages arbejdsgiverperiode, der er gældende ved ordinær sygdom.

Hvis man ved en fejl har anmeldt fraværet på en forkert lønartskode, så skal man sørge for at få det rettet straks og give lønkontoret besked, da man ellers kan risikere at få for lidt – eller for meget refusion udbetalt.

Såfremt man har aftalt med medarbejderen, at vedkommende kan genoptage tjenesten på nedsat tid, så skal man anvende lønart 526 ved indberetningen af fraværet for de timer vedkommende er væk. 

Vær opmærksom på at medarbejderen skal være fraværende minimum 4 timer pr. uge, for at fraværet er refusionsberettiget. Såfremt der i en sygdomsperiode er en uge, hvor der er mindre end 4 timers fravær, stopper sygdomsperioden og en ny 30 dages arbejdsgiverperiode begynder ved medarbejderens næste sygedag.

Sygedage registreres fra første hele fraværsdag og der vil automatisk blive anmeldt sygefraværet til NemRefusion, ved udløb af arbejdsgiverperioden på de 30 dage.

Såfremt medarbejderen har været ansat i Hjørring Kommune i mindre end 8 uger, eller er timelønnet og har arbejdet mindre end 74 timer inden for de seneste 8 uger, er fristen for anmeldelse af fravær kun 2 uger.

Er medarbejderen syg i mindre end 30 dage yders der ikke refusion for fraværet, med mindre at vedkommende er ansat i fleksjob eller har en godkendt § 56 aftale. Hvis det er tilfældet skal der anvendes andre lønartskoder ved registrering af fraværet.

Såfremt en medarbejder har været registreret med fravær for ordinær sygdom (lønart 790) og det efterfølgende viser sig, at der reelt var tale om graviditetskomplikationer, vil det være muligt at ændre registreringen til graviditetskomplikationer (lønart 780 / 527 ved delvise graviditetskomplikationer).

For at kunne opnå refusion for de første 30 dage, skal ændringen i anmeldelsen ske inden der er gået 5 uger fra første fraværsdag.

Løn & Personale orienteres om ændringen, så fraværet kan blive registreret korrekt og der kan anmodes om refusion for fraværet.

For at der kan ansøges om refusion for graviditetsbetinget fraværet, skal datoen for forventede fødsel angives.

Lønartskode 522: Delvis § 56 sygdom

Lønartskode 524: Delvis arbejdsskade

Lønartskode 525: § 56 sygdom

Lønartskode 526: Nedsat tjeneste/Delvis syg

Lønartskode 590: Arbejdsskade

Lønartskode 790: Sygedage

 

Ved fravær relateret til graviditet/adoption anvendes følgende koder:

Lønartskode 527: Delvise graviditetskomplikationer

Lønartskode 570: Adoptionsfravær

Lønartskode 770: Graviditets orlov

Lønartskode 780: Graviditetskomplikationer

Refusion til arbejdsgiver

Der vil generelt ikke blive udbetalt refusion for medarbejderens første 30 sygedage (arbejdsgiverperioden), men der er undtagelser, ligesom fristen for anmeldelsen til NemRefusion er forskellig alt efter hvilken ordning medarbejderen er under (f.eks. fleksjob eller § 56) eller hvor lang tid vedkommende har været ansat.

 Arbejdsgiverperioden er ikke gældende for medarbejdere: 

  • der har været ansat i Hjørring Kommune mindre end 8 uger (uanset afdeling)
  • der er timelønnede og har arbejdet mindre end 74 timer inden for de seneste 8 uger
  • der har en godkendt § 56 aftale
  • der har en fleksjobaftale
  • der har graviditetsbetinget fravær
  • der er på barsel – dog gives der først refusion fra 4 uger før forventet fødsel.
  • der har udskudt orlov med løn

Generelt set skal fraværet være anmeldt til NemRefusion senest 5 uger efter 1 fraværsdag, dog er der kun 2 ugers anmeldelsesfrist, når det drejer sig om timelønnedes fravær. Der gives normalt ikke dispensation for forsinket anmeldelse af fravær, så er der anmeldt for sent bortfalder retten til refusion.

Delvis sygemelding

Ved delvis sygemelding er det vigtigt at være opmærksom på, at medarbejderen skal være fraværende minimum 4 timer pr. uge, for at fraværet er refusionsberettiget. Såfremt der i en sygdomsperiode er en uge, hvor der er mindre end 4 timers fravær, stopper sygdomsperioden og en ny 30 dages arbejdsgiverperiode begynder ved medarbejderens næste sygedag.

Ressourceforløbsydelse

En medarbejder, der har opbrugt sin 22 ugers sygedagpengeret, overgår til ressourceforløbsydelse, medmindre Jobcentret vurderer, at sygedagpengeperioden kan forlænges.

Lederen og/eller en medarbejder i afdelingen får et advis i form af en mail fra SD, når en medarbejder har værende fraværende 7 dage i sammenhæng – og tidspunktet for handling i forhold til tidlig indsats er nået.  Endelig kommer der et advis, når en medarbejder har haft 3 sygeperioder indenfor 3 måneder (atypisk fravær).

For at kunne modtage disse adviser på det rette tidspunkt er det afgørende, at fraværet bliver indberettet straks til SD.

Lederen har mulighed for, at se fravær på enkelte medarbejdere i SD personaleweb

Løn & Personale udarbejder kvartalvis sygefraværsstatistik på organisations- og forvaltningsniveau.

Lederen trækker selv oplysningerne fra egen afdeling i SD Datawarehouse – fravær.

Bemærk, at der skal vælges modelgruppe = HK-model

 

Når en medarbejder bliver syg i en længere periode, er det vigtigt, at der bevares en kontakt til medarbejderen under dennes sygdom, da det er medvirkende til, at medarbejderen bevarer en tilknytning til arbejdspladsen.

Det er lederens ansvar, at der afholdes sygefraværssamtaler med medarbejderen.

Der skal afholdes sygefraværssamtaler både i henhold til lovgivningen på sygedagpengeområdet, men også i henhold til Hjørring Kommunes politik ”Tidlig Indsats”.

I forbindelse med hver sygefraværssamtale skal lederen sørge for at indkalde medarbejderen, med et passende varsel. Herudover er det vigtigt at der udarbejdes referat fra samtalen.

Generelt skal det bemærkes, at en leder aldrig må spørge direkte ind til hvad medarbejderen fejler, da det er personfølsomme oplysninger som medarbejderen ikke er pligtig til at oplyse. Lederen må altid spørge ind til hvordan medarbejderen har det og tage en drøftelse ud fra de oplysninger.

Nedenstående gives en kort beskrivelse af de enkelte sygefraværssamtaler.

Den lovpligtige sygefraværssamtale

Lederen skal gennemføre en sygefraværssamtale med en medarbejder, inden medarbejderen har været sygemeldt i 4 uger. Det skal bemærkes, at Hjørring Kommunes politik om Tidlig Indsats tager højde for dette. Der gives senere en gennemgang af hovedprincipperne i forhold til Tidlig Indsats.

Den lovpligtige sygefraværssamtale har til formål at finde løsninger på, hvornår og hvordan en medarbejder kan genoptage arbejdet. Det kan eventuelt drøftes om medarbejderen har behov for genoptagelse af arbejdet på nedsat tid eller med en begrænset mængde/type opgaver.

Såfremt medarbejderens sygdom forhindrer, at vedkommende kan møde personligt op til en samtale kan samtalen gennemføres pr. telefon.

En delvis genoptagelse eller en genoptagelse af arbejdet med skånehensyn i en periode, skal være forenelig med driften. Det er på den baggrund ikke noget medarbejderen kan stille krav om, men mere et forhold som kan aftales i dialog mellem leder og medarbejder under hensyn til både medarbejder og arbejdspladsens drift.

Lederen er forpligtet til at registrere fraværet.

Se nærmere herom under menupunktet Registrering af sygefravær.

Tidlig Indsats

Sygemeldt i 1 uge / Atypisk fraværsmønster

I henhold til Hjørring Kommunes politik om ”Tidlig Indsats” skal lederen tage kontakt til en sygemeldt medarbejder, når medarbejderen har været sygemeldt i 1 uge, eller ved et atypisk fraværsmønster. Samtalen har til formål at vise omsorg for medarbejderen samt forebygge langvarigt fravær. Derudover kan samtalen anvendes til at give en indikator på varigheden af fraværet.

Lederen skal sikre, at Tidlig Indsats bliver inddraget i henhold til retningslinjerne

3. fraværsuge

Lederen skal indkalde medarbejderen til en sygefraværssamtale i 3. fraværsuge. Til denne samtale skal fastholdelseskonsulenten fra Tidlig Indsats medvirke. Medarbejderen skal have mulighed for at have en bisidder med. Formålet med samtalen er at udarbejde en fastholdelsesplan, samt en drøftelse af mulighederne for medarbejderen.

Efter 4 ugers fravær

Fastholdelseskonsulenten tager kontakt til lederen og til den sygemeldte medarbejder efter 4 ugers fravær. Dette blot for at få en status på fraværet.

Syg i mere end 6 uger

Såfremt medarbejderen er sygemeldt i mere end 6 uger, skal der i henhold til Tidlig Indsats indkaldes til endnu en sygefraværssamtale med deltagelse af fastholdelseskonsulenten. Medarbejderen skal også her have mulighed for at tage en bisidder med. Lederen skal sikre, at medarbejderen bliver indkaldt, samt at der udarbejdes et referat.

Er medarbejderen syg i mere end 6 uger stoppes sagen i forhold til Tidlig Indsats, og det betyder i nogle tilfælde, at fastholdelseskonsulenten overdrager sagen til en ny sagsbehandler og evt. til medarbejderens bopælskommune, såfremt medarbejderen ikke har bopæl i Hjørring Kommune.

Øvrige samtaler

Det er vigtigt, at lederen holder kontakten til en sygemeldt medarbejder. Dette skal gøres for at medarbejderen bevarer tilknytningen til arbejdspladsen således en tilbagevenden til arbejdet bliver så nem som muligt for en medarbejder, der har været fraværende i længere tid på grund af sygdom.

Lederen bør med jævne mellemrum indkalde medarbejderen til en sygefraværssamtale, disse samtaler kan også ske telefonisk. Lederen skal huske, at tage notater og udarbejde referat af sådanne samtaler.

Såfremt sygefraværet bliver meget langstrakt og begynder at påvirke driften i en sådan grad, at det kan få driftsmæssige konsekvenser, kan medarbejderen indkaldes til en sygefraværssamtale med henblik på at tage status af tidsperspektivet for fraværet, sammenholdt med de driftsmæssige konsekvenser heraf. I den forbindelse kan det evt. være en fordel at indhente en mulighedserklæring.

Er der ingen tidsperspektiv eller er perspektivet så langt ud i fremtiden, at det har store driftsmæssige konsekvenser kan der, efter en konkret og individuel vurdering, eventuelt indledes en opsigelse af medarbejderen.

Jobcentrets rolle

Ud over de samtaler, der er mellem leder og medarbejder, kører der et sideløbende forløb ved Jobcenteret. Det er Jobcentres ansvar, at behandlingen af sygesagen sker i henhold til og under iagttagelse af reglerne i sygedagpengelovgivningen.

Medarbejderen er forpligtet til at deltage i samtaler med Jobcenteret og såfremt medarbejderen ikke opfylder de krav som Jobcentret stiller, kan det få betydning for arbejdspladsens sygedagpengerefusion. Såfremt Jobcentret vurderer, at der ikke længere er grundlag for at tildele sygedagpengerefusion, vil arbejdsgiver blive underrettet.

Skyldes den manglende sygedagpengerefusion, at medarbejderen har forsømt sin forpligtelse, er det væsentligt, at medarbejderen kender konsekvensen deraf. Der kan ikke ske modregning i medarbejderens løn for den manglende sygedagpengerefusion såfremt medarbejderen ikke er klar over konsekvenserne af udeblivelse fra Jobcentres opfølgning. Det er på den baggrund væsentligt, at lederen sikrer, at medarbejderen er bekendt med den forpligtelse, som vedkommende har samt at det kan få konsekvens i forhold til modregning i lønnen.

Det skal her bemærkes, at det alene er den mistede sygedagpengerefusion, der kan modregnes i lønnen.

For at sikre, at medarbejderen er orienteret om forpligtelsen samt konsekvenser af manglende deltagelse, anvendes skabelonen ”Bekræftelse på orientering om pligt til deltagelse i Jobcentres opfølgning”. Denne orientering skal ske i forbindelse med afholdelse af første sygefraværssamtale og bekræftelsen underskrives af begge parter.

Ved yderligere spørgsmål til afholdelse af sygefraværssamtaler kan Løn & Personale kontaktes.

En mulighedserklæring er en lægeerklæring, der har til formål at fastholde medarbejdere i arbejde. En mulighedserklæring sætter fokus på, hvilke arbejdsopgaver en medarbejder kan varetage til trods for sygdommen.

Mulighedserklæringen består af to dele.

Den første del indeholder en beskrivelse af de daglige arbejdsopgaver, som medarbejderen ikke kan varetage som følge af sygdommen. Denne del af erklæringen udfyldes af lederen og medarbejderen i fællesskab. Udfyldelse kan eksempelvis ske i forbindelse med en sygefraværssamtale. Hvis en personlig samtale ikke er mulig på grund af medarbejderens helbredssituation, kan samtalen evt. tages telefonisk, og ellers må lederen afvente en bedring af situationen.

Den anden del udfyldes af medarbejderens læge. Medarbejderen tager erklæringen med til sin læge, som på baggrund af oplysningerne i første del, og samtalen med medarbejderen, udfylder den anden del af erklæringen. Lægen giver her sin vurdering af, om de foreslåede løsninger er lægefagligt forsvarlige. Lægens udtalelse danner baggrund for de aktiviteter, som evt. kan iværksættes.

Mulighedserklæringens anvendelse

Erklæring kan udarbejdes ved såvel kortvarigt, som gentaget eller langvarigt sygefravær. Erklæringen kan udarbejdes på et hvilket som helst tidspunkt i medarbejderens sygeforløb eller i tilknytning til et forløb med gentagne sygemeldinger. Det er lederen, der beslutter, om der skal udarbejdes en mulighedserklæring eller ej.

Lederen kan fastsætte en rimelig frist til at få mulighedserklæringens anden del udfyldt hos lægen og returneret til arbejdsgiveren.

Formålet med mulighedserklæringen er som nævnt en fastholdelse af medarbejderen. Hvis sygdommens karakter bevirker, at en fastholdelse ikke er mulig, kontaktes Løn og Personale for nærmere rådgivning. 

Omkostninger til mulighedserklæringen

Arbejdspladsen betaler for omkostninger i forbindelse med lægens udarbejdelse af mulighedserklæringen. Prisen fastsættes af den læge, der udarbejder erklæringen. Lederen skal sørge for, at medarbejderen er oplyst om, hvortil faktureringen for mulighedserklæringen skal ske, således medarbejderen kan videregive denne oplysning til lægen.

Mere information om mulighedserklæringen kan findes i Arbejdsmarkedsstyrelsen vejledning herom:

Blanket til brug for indhentelse af mulighedserklæring:

Skabelon til anmodning om mulighedserklæring:

Friattest

Lederen har ret til at anmode om en erklæring, hvor lægen dokumenterer, at medarbejderens fravær skyldes sygdom, herunder den forventede varighed af sygdommen. Der findes ikke en blanket, som anvendes til lægens dokumentation af sygdom og varighed, deraf kommer betegnelsen friattest.

Lægen kan kun udfærdige en friattest, så længe medarbejderen er helt eller delvist fraværende fra arbejde.

Arbejdsmarkedsstyrelsen har udarbejdet et notat med eksempler på, i hvilke situationer henholdsvis en mulighedserklæring eller en friattest er mest velegnet som dokumentation i forbindelse med en medarbejders fravær på grund af sygdom:

Der kan ud fra en konkret vurdering gives tjenestefrihed med løn til læge- og tandlægebesøg i tilfælde, hvor medarbejderen ikke har mulighed for at planlægge disse til afholdelse udenfor arbejdstiden eller i forbindelse med afspadsering, ferie eller lignende.

Sygdom før feriens begyndelse

En ansat, der er syg eller sygemeldt, når ferien begynder, har ret til at få ferien suspenderet. Medarbejderen skal sygemelde sig til arbejdsgiver ved arbejdstids begyndelse den første feriedag.

Den udskudte ferie kan af medarbejderen kræves udskudt til senere afholdelse i en periode, der fastsættes af lederen efter drøftelse med medarbejderen. 

Syg under ferie - Erstatningsferie

Muligheden for erstatningsferie ved sygdom opstået under ferie gælder, når medarbejderen har været syg i mere end 5 arbejdsdage under ferien i et ferieår, forudsat at medarbejderen melder sig syg hos sin leder og dokumenterer sygdommen ved lægelig dokumentation. Medarbejderen afholder udgiften til den lægelige dokumentation.

Retten til erstatningsferie træder i kraft efter 5 sygedage under ferien, såfremt medarbejderen har optjent 25 dages ferie. Har medarbejderen optjent mindre end 25 dages ferie, er retten til erstatningsferie et forholdsmæssigt færre antal sygedage.

Retten til erstatningsferie (efter de 5 karensdage i et ferieår) gælder fra den dag, hvor medarbejderen meddeler sygdommen til arbejdsgiveren, medmindre helt særlige omstændigheder gør sig gældende.

6. ferieuge er ikke omfattet af reglerne om erstatningsferie ved sygdom under ferie.

Ferie kan ved særlige omstændigheder suspenderes

Hvor arbejdsgiveren skønner, at der foreligger særlige omstændigheder kan ferien dog i særlige tilfælde helt eller delvist suspenderes. Ved afgørelse heraf kan der tages hensyn til sygdommens varighed og karakter, om sygdommen er til hinder for en rimelig udnyttelse af ferien, eller om sygdommen skyldes tilskadekomst under tjeneste før feriens påbegyndelse. 

Delvis sygdom

Sygdom er en feriehindring, hvorfor en ansat ikke kan pålægges, at holde ferie i forbindelse med sygdom. Det betyder, at en sygemeldt medarbejder, der har genoptaget arbejdet i nogle timer hver dag, således medarbejderen både er sygemeldt og på arbejde samme dag, ikke kan pålægges at afholde ferie.  Modsat gælder det dog, at såfremt en medarbejder har genoptaget arbejdet fuldt enkelte dage og er fuldt sygmeldt andre dage, kan varsles ferie for de dage, hvor arbejdet er genoptaget på fuld tid.  Dette finder dog ikke anvendelse under hovedferie perioden, da en medarbejder har krav på 3 sammenhængende uger.

Sygemeldt og ønsker ferie

En sygemeldt medarbejder, der ønsker at afholde ferie i sygeperioden, skal kontakte sygedagpengekontoret i vedkommendes bopælskommune. Sygedagpengekontoret og den sygemeldte skal indgå en aftale om, at den sygemeldtes arbejdsgiver fortsat er berettiget til sygedagpengerefusion, umiddelbart efter afholdelse af ferien, selvom sygeperioden afbrydes for at holde ferie. Såfremt der ikke foreligger en aftale mellem den sygemeldte og sygedagpengekontoret kan det betyde, at arbejdsgiver mister sygedagpengerefusion grundet en ny arbejdsgiverperiode.

Det er lederens ansvar at sikre, at ovennævnte procedure følges, inden der kan indgås aftale med en sygemeldt medarbejder omkring afvikling af ferie. Derudover skal lederen sikre, at der modtages dokumentation fra Sygedagpengekontoret omkring hvilken aftale der er indgået, herunder præcis periode for afvikling af ferie.

Der skal registreres ferie i stedet for sygdom for den tid sygefraværet afbrydes på grund af ferie. Lederen sender den indgåede aftale mellem den ansatte og Jobcentret til sin kontaktperson på Lønkontoret med henblik på korrekt registrering.  Kontaktpersonen vil således være behjælpelig med, at foretage registreringen således der ikke påbegyndes en ny arbejdsgiverperiode.  

Ovennævnte er også gældende i situationer, hvor medarbejderen ønsker at afholde tjenestefri uden løn.

Hvis du er omfattet af en gruppelivsordning og pådrager dig en kritisk sygdom, vil du i visse tilfælde være berettiget til en forsikringssum.

Overenskomstansatte

Hvis du er overenskomstansat, er du formentlig omfattet af en gruppelivsforsikring via din pensionsordning. Kontakt derfor dit pensionsselskab for nærmere information omkring din forsikringsdækning og vejledning vedrørende anmeldelse af en kritisk sygdom.

Personalegrupper omfattet af Forenede Gruppeliv (FG)

Nogle personalegrupper, bl.a. tjenestemænd, er omfattet af Forenede Gruppeliv. Anmeldelse af kritisk sygdom til Forenede Gruppeliv (FG) sker via FG hjemmeside, hvor du som medarbejder skal logge ind på Mit Gruppeliv med NemID.

Herunder finder du link til forenede Gruppelivs forsikringsoversigt:

I forbindelse med en medarbejders sygefravær igangsættes en proces, som omfatter både medarbejderens leder, sygedagpengeafdelingen i medarbejderens bopælskommune, Løn & Personale samt evt. konsulenter fra Tidlig Indsats. Denne proces er nærmere beskrevet nedenfor.

Sygefraværsprocessen er ligeledes opsummeret i en punkt for punkt oversigtsform, som findes her:

Registrering og anmeldelse af sygefraværet

Når medarbejderen melder sig syg, skal fraværet registreres. Dette sker igennem det elektroniske system, som arbejdspladsen anvender til formålet: Tjenestetid, Personaleweb eller Trio. Det elektroniske system generer automatisk en anmeldelse i NemRefusion (virk.dk).

Registreringen bør foretages straks. Hvis registreringen af fraværet anmeldes for sent, vil arbejdspladsen miste sygedagpengerefusion fra første fraværsdag, og indtil anmeldelsen er registreret via NemRefusion.

Ved registrering af sygefraværet skal der ikke sættes en slutdato på fraværsperioden førend medarbejderen er raskmeldt. Såfremt der registreres en stopdato, og medarbejderen fortsat er sygemeldt ud over stopdatoen, vil dette medføre en ny anmeldelse, hvorved en ny arbejdsgiverperiode begynder at løbe.

Anmeldelse af ordinært sygefravær vil som hovedregel blive autosigneret af lønsystemet. Anmeldelser, hvor særlige forhold gør sig gældende, bliver manuelt behandlet og signeret af en medarbejder i Løn & Personale. Særlige forhold gør sig gældende for ansatte med en § 56 aftale, fleksjobansatte, nyansatte samt timelønnede.

Arbejdsgiverperiode

Ved ordinært sygefravær er der en arbejdsgiverperiode på 30 dage, hvor arbejdspladsen ikke ydes sygedagpengerefusion for sygefraværet. Herefter genererer det elektroniske system automatisk en anmodning om refusion, som løbende bliver behandlet af Løn & Personale.

Når der er indsendt en anmodning om udbetaling af sygedagpengerefusion, vil der blive sendt et underretningsbrev og et oplysningsskema til medarbejderen, med en kopi til bopælskommunen.

Der udsendes ikke underretningsbreve for så vidt angår anmeldelser, hvor særlige forhold gør sig gældende (nyansatte, timelønnede, samt kortere fravær hos medarbejdere ansat i fleksjob og ansatte med en § 56 aftale).

Underretningsbrev

Underretningsbrevet indeholder en gengivelse af de oplysninger, der er indberettet, og fungerer som en kontrol af arbejdspladsens anmeldelse.

Såfremt medarbejderen mener, at der er uoverensstemmelser mellem anmeldelsen og medarbejderens forhold, har medarbejderen pligt til at gøre indsigelse herimod.

Hvis medarbejderen ikke modtager løn under sygefraværet, fungerer underretningsbrevet som medarbejderens anmodning om sygedagpenge.

Oplysningsskema

Sammen med underretningsbrevet modtager medarbejderen et oplysningsskema, som medarbejderen skal besvare inden den angivne tidsfrist. Skemaet besvares via borger.dk under ”Mit sygefravær”.

Det er meget vigtigt, at medarbejderen overholder den tidsfrist, der er angivet i underretningsbrevet. Såfremt medarbejderen ikke overholder tidsfristen, risikerer arbejdspladsen at miste sygedagpengerefusion for hele eller dele af fraværet. Medarbejdere, som ikke modtager løn under sygdom, risikerer at miste retten til sygedagpenge helt eller delvist.

Hvis ikke medarbejderen udfylder oplysningsskemaet indenfor den fastsatte tidsfrist, vil medarbejderen få brev herom fra sin bopælskommune.

Medarbejderen bliver i brevet orienteret om, at retten til sygedagpenge vil ophøre, medmindre medarbejderen fremkommer med en rimelig grund til, at skemaet ikke er blevet udfyldt indenfor tidsfristen. Medarbejderen bliver desuden orienteret om, at sygedagpengeudbetalingen vil kunne genoptages dagen efter, at bopælskommunen har modtaget skemaet.

Løn & Personale modtager ligeledes et brev fra bopælskommunen herom. Brevet videresendes til den pågældende leder til underretning. Løn & Personale opfordrer lederen til at tage kontakt til medarbejderen, for at gøre medarbejderen opmærksom på konsekvensen af manglende udfyldelse af oplysningsskemaet.

Manglende udfyldelse af oplysningsskemaet kan få den konsekvens, at medarbejderen modregnes i sin løn, med et beløb svarende til arbejdspladsens mistede sygedagpengerefusion. For at sikre, at medarbejderen er orienteret om forpligtelsen samt konsekvensen, anvendes skabelonen ”Bekræftelse på orientering om pligt til deltagelse i Jobcentres opfølgning”.

Sygefraværssamtaler

Det er i lovgivningen fastsat, at der skal afholdes en sygefraværssamtale indenfor 4 uger fra medarbejderens første sygedag.

Herudover er der i henhold til Hjørring Kommunes politik om Tidlig Indsats fastlagt en proces for kontakt- og sygefraværssamtaler, som en leder skal gennemføre med den sygemeldte medarbejder.

Ovenstående er uddybende beskrevet ovenover i menupunkterne Sygefraværssamtaler og Mulighedserklæring og fri attest.

Raskmelding

Når medarbejderen er raskmeldt, er det vigtigt, at dette bliver registreret i Tjenestetid,  PersonaleWeb eller Trio straks.

Hvis fraværet står åbent, vil der fortsat blive anmodet om refusion. Skulle der blive anmodet for en længere periode end medarbejderen har været fraværende, vil det blive krævet tilbagebetalt af bopælskommunens sygedagpengekontor.