Sygefraværsproces

I forbindelse med en medarbejders sygefravær igangsættes en proces, som omfatter både medarbejderens leder, sygedagpengeafdelingen i medarbejderens bopælskommune, Løn & Personale samt evt. konsulenter fra Tidlig Indsats. Denne proces er nærmere beskrevet nedenfor.

Sygefraværsprocessen er ligeledes opsummeret i en punkt for punkt oversigtsform, som findes her:

Sygefraværsproces (oversigt) 

Registrering og anmeldelse af sygefraværet

Når medarbejderen melder sig syg, skal fraværet registreres. Dette sker igennem det elektroniske system, som arbejdspladsen anvender til formålet: Tjenestetid, Personaleweb eller Trio. Det elektroniske system generer automatisk en anmeldelse i NemRefusion (virk.dk).

Registreringen bør foretages straks. Hvis registreringen af fraværet anmeldes for sent, vil arbejdspladsen miste sygedagpengerefusion fra første fraværsdag, og indtil anmeldelsen er registreret via NemRefusion.

Ved registrering af sygefraværet skal der ikke sættes en slutdato på fraværsperioden førend medarbejderen er raskmeldt. Såfremt der registreres en stopdato, og medarbejderen fortsat er sygemeldt ud over stopdatoen, vil dette medføre en ny anmeldelse, hvorved en ny arbejdsgiverperiode begynder at løbe.

Anmeldelse af ordinært sygefravær vil som hovedregel blive autosigneret af lønsystemet. Anmeldelser, hvor særlige forhold gør sig gældende, bliver manuelt behandlet og signeret af en medarbejder i Løn & Personale. Særlige forhold gør sig gældende for ansatte med en § 56 aftale, fleksjobansatte, nyansatte samt timelønnede.

Arbejdsgiverperiode

Ved ordinært sygefravær er der en arbejdsgiverperiode på 30 dage, hvor arbejdspladsen ikke ydes sygedagpengerefusion for sygefraværet. Herefter genererer det elektroniske system automatisk en anmodning om refusion, som løbende bliver behandlet af Løn & Personale.

Når der er indsendt en anmodning om udbetaling af sygedagpengerefusion, vil der blive sendt et underretningsbrev og et oplysningsskema til medarbejderen, med en kopi til bopælskommunen.

Der udsendes ikke underretningsbreve for så vidt angår anmeldelser, hvor særlige forhold gør sig gældende (nyansatte, timelønnede, samt kortere fravær hos medarbejdere ansat i fleksjob og ansatte med en § 56 aftale).

Underretningsbrev

Underretningsbrevet indeholder en gengivelse af de oplysninger, der er indberettet, og fungerer som en kontrol af arbejdspladsens anmeldelse.

Såfremt medarbejderen mener, at der er uoverensstemmelser mellem anmeldelsen og medarbejderens forhold, har medarbejderen pligt til at gøre indsigelse herimod.

Hvis medarbejderen ikke modtager løn under sygefraværet, fungerer underretningsbrevet som medarbejderens anmodning om sygedagpenge.

Oplysningsskema

Sammen med underretningsbrevet modtager medarbejderen et oplysningsskema, som medarbejderen skal besvare inden den angivne tidsfrist. Skemaet besvares via borger.dk under ”Mit sygefravær”.

Det er meget vigtigt, at medarbejderen overholder den tidsfrist, der er angivet i underretningsbrevet. Såfremt medarbejderen ikke overholder tidsfristen, risikerer arbejdspladsen at miste sygedagpengerefusion for hele eller dele af fraværet. Medarbejdere, som ikke modtager løn under sygdom, risikerer at miste retten til sygedagpenge helt eller delvist.

Hvis ikke medarbejderen udfylder oplysningsskemaet indenfor den fastsatte tidsfrist, vil medarbejderen få brev herom fra sin bopælskommune.

Medarbejderen bliver i brevet orienteret om, at retten til sygedagpenge vil ophøre, medmindre medarbejderen fremkommer med en rimelig grund til, at skemaet ikke er blevet udfyldt indenfor tidsfristen. Medarbejderen bliver desuden orienteret om, at sygedagpengeudbetalingen vil kunne genoptages dagen efter, at bopælskommunen har modtaget skemaet.

Løn & Personale modtager ligeledes et brev fra bopælskommunen herom. Brevet videresendes til den pågældende leder til underretning. Løn & Personale opfordrer lederen til at tage kontakt til medarbejderen, for at gøre medarbejderen opmærksom på konsekvensen af manglende udfyldelse af oplysningsskemaet.

Manglende udfyldelse af oplysningsskemaet kan få den konsekvens, at medarbejderen modregnes i sin løn, med et beløb svarende til arbejdspladsens mistede sygedagpengerefusion. For at sikre, at medarbejderen er orienteret om forpligtelsen samt konsekvensen, anvendes skabelonen ”Bekræftelse på orientering om pligt til deltagelse i Jobcentres opfølgning”.

Skabelon til bekræftelse på orientering om pligt til deltagelse i Jobcentrets opfølgning

Sygefraværssamtaler

Det er i lovgivningen fastsat, at der skal afholdes en sygefraværssamtale indenfor 4 uger fra medarbejderens første sygedag.

Herudover er der i henhold til Hjørring Kommunes politik om Tidlig Indsats fastlagt en proces for kontakt- og sygefraværssamtaler, som en leder skal gennemføre med den sygemeldte medarbejder.

Ovenstående er uddybende beskrevet her:

Sygefraværssamtaler

Mulighedserklæring og fri attest

Raskmelding

Når medarbejderen er raskmeldt, er det vigtigt, at dette bliver registreret i Tjenestetid,  PersonaleWeb eller Trio straks.

Hvis fraværet står åbent, vil der fortsat blive anmodet om refusion. Skulle der blive anmodet for en længere periode end medarbejderen har været fraværende, vil det blive krævet tilbagebetalt af bopælskommunens sygedagpengekontor.