Registrering af sygefravær

Når en medarbejder er fraværende på grund af sygdom, er det vigtigt, at fraværet straks bliver registreret i det system afdelingen anvender til formålet: Tjenestetid, Personaleweb eller Trio.

Når en medarbejder sygemelder sig, er det vigtigt, at lederen registrerer fraværet fra første hele fraværsdag. Dette uanset om perioden for fraværet er ukendt. Dette mindsker risikoen for, at arbejdspladsen mister sygedagpengerefusion. Registreringen sikrer endvidere, at sygedagpengekontoret orienteres rettidigt i forhold til deres opfølgning i sygesager.  

Det er ligeledes vigtigt, at fraværet registreres med den korrekte lønartskode for fraværet. Anvendes en forkert lønartskode ved indberetningen, er der risiko for, at afdelingen ikke får den refusion, som afdelingen ellers kunne være berettiget til.

Vejledning til registrering i systemerne:

Vejledning til hvordan registreringen af fraværet foregår i henholdsvis Tjenestetid, Personaleweb og Trio, findes i manualerne til de respektive systemer.

Tjenestetid

Personaleweb

Her finder du information om, hvordan fravær registreres:

Registrering af § 56 fravær

Har medarbejderen en godkendt § 56 aftale, så skal man huske at anvende lønartskode 525 (522 ved delvist § 56 fravær), når fraværet skyldes sygdom, der er omfattet af aftalen. Såfremt en medarbejder med en godkendt § 56 aftale, er fraværende med en anden lidelse, end den som er omfattet af § 56 aftalen, skal fraværet indberettes som ordinær sygdom (lønart 790).

Hvis man f.eks. har anvendt lønartskode 790 for en medarbejders fravær, der er relateret til en godkendt § 56 aftale (lønart 525/522), vil systemet ikke generere en anmeldelse straks og man vil miste refusionen for den 30 dages arbejdsgiverperiode, der er gældende ved ordinær sygdom.

Hvis man ved en fejl har anmeldt fraværet på en forkert lønartskode, så skal man sørge for at få det rettet straks og give lønkontoret besked, da man ellers kan risikere at få for lidt – eller for meget refusion udbetalt.

Læs mere om reglerne for § 56 aftale her

Registrering af nedsat tjeneste/delvis sygdom

Såfremt man har aftalt med medarbejderen, at vedkommende kan genoptage tjenesten på nedsat tid, så skal man anvende lønart 526 ved indberetningen af fraværet for de timer vedkommende er væk. 

Vær opmærksom på at medarbejderen skal være fraværende minimum 4 timer pr. uge, for at fraværet er refusionsberettiget. Såfremt der i en sygdomsperiode er en uge, hvor der er mindre end 4 timers fravær, stopper sygdomsperioden og en ny 30 dages arbejdsgiverperiode begynder ved medarbejderens næste sygedag.

Registrering af ordinært sygefravær

Sygedage registreres fra første hele fraværsdag og der vil automatisk blive anmeldt sygefraværet til NemRefusion, ved udløb af arbejdsgiverperioden på de 30 dage.

Såfremt medarbejderen har været ansat i Hjørring Kommune i mindre end 8 uger, eller er timelønnet og har arbejdet mindre end 74 timer inden for de seneste 8 uger, er fristen for anmeldelse af fravær kun 2 uger.

Er medarbejderen syg i mindre end 30 dage yders der ikke refusion for fraværet, med mindre at vedkommende er ansat i fleksjob eller har en godkendt § 56 aftale. Hvis det er tilfældet skal der anvendes andre lønartskoder ved registrering af fraværet.

Registrering af graviditetsrelateret fravær

Såfremt en medarbejder har været registreret med fravær for ordinær sygdom (lønart 790) og det efterfølgende viser sig, at der reelt var tale om graviditetskomplikationer, vil det være muligt at ændre registreringen til graviditetskomplikationer (lønart 780 / 527 ved delvise graviditetskomplikationer).

For at kunne opnå refusion for de første 30 dage, skal ændringen i anmeldelsen ske inden der er gået 5 uger fra første fraværsdag.

Løn & Personale orienteres om ændringen, så fraværet kan blive registreret korrekt og der kan anmodes om refusion for fraværet.

For at der kan ansøges om refusion for graviditetsbetinget fraværet, skal datoen for forventede fødsel angives.

Oversigt over lønartskoder

Lønartskode 522: Delvis § 56 sygdom

Lønartskode 524: Delvis arbejdsskade

Lønartskode 525: § 56 sygdom

Lønartskode 526: Nedsat tjeneste/Delvis syg

Lønartskode 590: Arbejdsskade

Lønartskode 790: Sygedage

 

Ved fravær relateret til graviditet/adoption anvendes følgende koder:

Lønartskode 527: Delvise graviditetskomplikationer

Lønartskode 570: Adoptionsfravær

Lønartskode 770: Graviditets orlov

Lønartskode 780: Graviditetskomplikationer