Fokus på kerneopgaven

- en tværgående indsats på alle arbejdspladser i Hjørring Kommune

Et øget fokus på kerneopgaven skaber en bedre opgaveløsning for vores borgere. Forskning viser også en klar sammenhæng mellem fokus på kerneopgaven og medarbejdertrivsel - derfor ligger der flere gevinster i, at vi alle arbejder systematisk med at øge fokus på kerneopgaven.

Repræsentanter fra forskellige arbejdspladser i kommunen har udviklet og testet et procesværktøj som du/I nu skal bruge til dialogerne/processerne på jeres arbejdsplads.

Værktøjet består af 3 dele, som gennemføres sammen med medarbejderne. Det er vigtigt, at leder og MED-udvalg sætter sig ind i materialet her på siden, inden I går i gang. I får både en drejebog og noget præsentationsmateriale til hver del, men lav en lokal tilretning, så det kommer til at passe til jeres arbejdsplads.

Der er ikke noget krav til, hvornår I skal gå i gang med opgaven. Til gengæld er det et krav, at I følger op på indsatsen. Alle arbejdspladser skal lave en opsamling på indsats og effekt i forbindelse med en årlig arbejdsmiljødrøftelse, og det skal ske inden den 15. september 2019.

Har I undervejs spørgsmål til materialet, så kontakt Arbejdsmiljø og MED på tlf. 4122 3208.

PS! Har du/I problemer med at hente materialet, så kan det findes på y-drevet i mappen "Kerneopgaven - materiale til download". Har du ikke adgang til y-drevet, så kontakt os!

Hvad er en kerneopgave

Vi har valgt at anvende Morten Christensens og Anders Senecas definition af kerneopgaven, som siger:

”Vores kerneopgave beskriver den samlede værdi, vores arbejdsopgaver skaber – hos borgeren.”

Vores arbejdsopgaver og vores fagligheder er vigtige. Men de er vigtige, fordi de hver især bidrager til løsningen af vores fælles kerneopgave på arbejdspladsen.
På en arbejdsplads udføres der dagligt mange vigtige arbejdsopgaver, som er bundet op på en eller flere stærke fagligheder. Men der er kun én kerneopgave. Alle ansatte på arbejdspladsen bidrager til kerneopgaven, og det er kerneopgaven, der hele tiden skal være i fokus og sætte retning for vores arbejde.

  • Kerneopgaven er altså altid i ental
  • Kerneopgaven rummer altid borgeren
  • I løsningen af kerneopgaven er der altid plads til flere fagligheder

Se et eksempel på en arbejdsopgave, som skal ses i relation til arbejdspladsens overordnede kerneopgave. Når arbejdsopgaverne ses i relation til kerneopgaven, skabes der en bedre oplevelse for borgeren og bedre forudsætninger for trivsel for den enkelte medarbejder og for arbejdspladsen.

Et skoleeksempel!

Før I går i gang

Som i alt andet, er forberedelse vigtig. Så sæt dig godt ind i formålet, de vigtigste definitioner og de grundlæggende principper.

Vores arbejde med kerneopgaven sker ud fra tre grundprincipper:

1. Forvaltningsområdets øverste MED udvalg beslutter, på hvilket organisatorisk niveau kerneopgaven skal defineres
2. Det er afgørende, at drøftelserne og refleksionerne om kerneopgaven sker i relevante arbejdsfællesskaber, som defineres af arbejdsplads-MED
3. Arbejdsfællesskabet arbejder og reflekterer ud fra 4 dimensioner: tilgang, effekt, ambition og målgruppe

Det betyder, at...

- Det er de enkelte forvaltninger, der beslutter, på hvilket organisatorisk niveau kerneopgaven skal defineres. På flere områder giver det mening, at den enkelte arbejdsplads selv definerer sin kerneopgave, mens andre områder med sammenlignelige arbejdspladser, måske kan se en fordel i at have en på forhånd defineret kerneopgave.

VIGTIGT: Inden I går i gang med arbejdet, så undersøg lige, om I selv skal definere kerneopgaven – eller om den allerede er defineret inden for jeres område.

Det er vigtigt, at alle på arbejdspladsen forstår betydningen af ordene i kerneopgavedefinitionen. Derfor skal del 1 - som I kan læse mere om herunder - gennemføres uanset om man selv skal definere kerneopgaven eller ej. Drøftelserne og refleksionerne omkring kerneopgaven skal ske via dialoger i arbejdsfællesskaberne. Et arbejdsfællesskab er den enhed, som arbejdsplads-MED vurderer, det giver mening at have drøftelserne i. En stor arbejdsplads kan bestå af flere arbejdsfællesskaber – lige som en kerneopgave også kan gå på tværs af flere små arbejdspladser/teams.

 

De tre delprocesser

At kende sin kerneopgave kan medvirke til at skabe et fælles ståsted i et arbejdsfællesskab, da alle ved ”hvorfor vi er her”, og hvad succeskriteriet er for vores arbejde. Det kan hjælpe til at prioritere, når vi har travlt, og det kan bidrage til at sætte alle de forskellige fagligheder og styrker i spil.

At kende kerneopgaven er dog ikke nok, hvis der skal skabes trivsel. Skal vi motiveres til hver dag at gøre vores bedste, skal vi også opleve, at vi kan lykkes med kerneopgaven.
Derfor er det vigtigt, at arbejdsfællesskaberne løbende drøfter, hvordan de skal indrette sig, og hvordan de skal agere – for at kunne skabe de bedste betingelser for at lykkes med kerneopgaven – inden for de givne rammer.

For at imødekomme, at arbejdsfællesskaberne kommer hele vejen rundt om arbejdet med kerneopgaven, er der lavet et værktøj bestående af 3 delprocesser, som tilsammen støtter arbejdsfællesskaberne i at skabe de bedste forudsætninger for både opgaveløsning og trivsel. 

Delprocesserne skal angribes oppefra, og skal ses som en lineær proces, hvor arbejdsfællesskabet som udgangspunkt kun kan gennemføre del 3, når del 1 og del 2 har fundet sted.
 
Del 3 er den proces, der fylder mest, og som skal have mest fokus. Del 1 og del 2 behøver ikke nødvendigvis at blive gennemført i deres fulde længde hvert år. Til gengæld er del 3 en kontinuerlig proces, som arbejdsfællesskaberne hele tiden skal forholde sig til, og udvikle på.
Procesværktøjerne beskriver, hvad arbejdsfællesskaberne som minimum skal arbejde med. Derudover kan arbejdsfællesskaberne skrue op og ned for de enkelte delprocesser og måske sammenkoble processerne med allerede igangværende projekter på arbejdspladserne. Delprocesserne kan tidsmæssigt ligge i forlængelse af hinanden, men det kan også planlægges sådan, at der går lidt tid mellem de enkelte delprocesser.

Tidsforbruget afhænger bl.a. arbejdsfællesskabets størrelse, kompleksitet og erfaringer med at arbejde med kerneopgaven.

En god optakt...

For at I får det største udbytte af arbejdet med kerneopgaven, er det vigtigt, at I skaber et fælles afsæt, inden I gennemfører de 3 delprocesser. Ved at gennemgå nedenstående introduktionsmateriale sammen med medarbejderne er I godt på vej.

Introduktionsmaterialet indeholder; formålet med indsatsen, begrebsdefinitioner og et dialogværktøj.

Hvis lederen og MED-udvalget vurderer, at der kan være brug for en indledende snak, der kan bidrage til, at alle får et fælles perspektiv på begreberne, så kan dialogværktøjet med fordel anvendes.

Dialogværktøj: De 3 perspektiver

Introduktionsmateriale - som powerpoint

Del 1: Definér og forstå kerneopgaven

I denne drejebog får I et procesværktøj så I kan definere jeres kerneopgave.

Målet her er, at I får en fælles forståelse af jeres kerneopgave. Det får I med en struktureret og fælles drøftelse af fire dimensioner, der har betydning for kerneopgaven. Når del 1 er gennemgået, har I dannet jer en fælles forståelse af kerneopgaven for jeres arbejdsfællesskab.

Del 1 gennemføres selvom forvaltningen på forhånd har defineret en kerneopgave for jeres område. Hvis I selv skal definere jeres kerneopgave – så brug de 4 dimensioner i del 1 til at finde en fælles formulering, som alle faggrupper kan se sig selv i. Det er vigtigt, at I bruger tid på at sikre, at alle forstår ordene i definitionen ens.

Hvis kerneopgaven på forhånd er defineret – så brug de 4 dimensioner i del 1 til at drøfte og reflektere over, hvad definitionen af kerneopgaven betyder for jeres arbejdsfællesskab. Brug tid på at sikre, at alle forstår ordene i definitionen ens.

Planlægningen af processen skal først drøftes i arbejdspladsMED. Udvalget skal også have defineret arbejdsfællesskabet. Som udgangspunkt er det lederen, der er processtyrer – og gerne i samarbejde med en medarbejderrepræsentant, fx. arbejdsmiljørepræsentanten.

Hvis lederen og/eller MED-udvalget vurderer, at der er brug for sparring og/eller proceshjælp, kan de kontakte Arbejdsmiljø og MED. 

Drejebog til del 1

Del  1 - powerpoint

Del 2: Synliggør, hvordan vi hver især bidrager til løsningen af kerneopgaven

Delproces 2 medvirker til at skabe overblik over, hvordan faggrupper og funktioner bidrager til løsningen af kerneopgaven.

Delproces 2 kan skabe et fælles overblik over, hvordan de forskellige faggrupper og funktioner, i og uden for arbejdsfællesskabet, bidrager til løsningen af kerneopgaven.

Det er en forudsætning for øvelsen, at I har en fælles forståelse af jeres kerneopgave. Hvis I ikke har det, skal I gennemføre del 1 ”Fælles forståelse af Kerneopgaven”.

Forud for gennemførelse, har planlægningen af processen været drøftet i ArbejdspladsMED, som på forhånd har defineret arbejdsfællesskabet. Som udgangspunkt er det lederen, der er processtyrer – og gerne i samarbejde med en medarbejderrepræsentant, fx. arbejdsmiljørepræsentanten.

Hvis lederen og/eller MED-udvalget vurderer, at der er brug for sparring og/eller proceshjælp, så kontaktes Arbejdsmiljø og MED.

Drejebog til del 2

Powerpoint - del 2

Del 3: Sæt kerneopgaven i fokus

Fortsæt det gode arbejde - her er 9 temaer at arbejde videre med.

Delproces 1 og 2 bidrager til at kende og forstå vores kerneopgave. Det hjælper os til at finde mening og prioritering i hverdagen - samtidig med at vi opnår en fælles forståelse af, hvordan alle i arbejdsfællesskabet bidrager til det fælles mål.
Skal vi virkelig lykkes med vores kerneopgave, er det ikke nok at forstå kerneopgaven. Så skal vi i fællesskab hele tiden arbejde på at optimere rammerne for løsningen af vores kerneopgave. Nogle rammer ligger fast, men meget kan vi selv påvirke og optimere.
I Hjørring Kommune er der udvalgt 9 emner, som i flere kombinationer, kan have indflydelse på arbejdsfællesskabets muligheder for at løse kerneopgaven.

Minimum en gang om året forholder arbejdspladsMED sig til, om der er et eller flere af emnerne, som arbejdsfællesskabet med fordel kan bringe i spil, for at styrke løsningen af kerneopgaven. Emnerne, og de tilhørende spørgsmål er tænkt som inspiration. Man kan derfor sagtens blande spørgsmålene på kryds og tværs – og måske formulere nogle spørgsmål selv. Det vigtigste er, at de emner og spørgsmål, man vælger ud, giver mening og værdi til drøftelserne – og i sidste ende for løsningen af kerneopgaven.

Kortlægningen af, hvilke emner, der er relevante at optimere på kan ske i arbejdspladsMED, i dialog i arbejdsfællesskabet eller gennem en kort spørgeskemaundersøgelse blandt medarbejderne.

Klik på et af de emner, I overvejer at arbejde med. I hvert emne er der dialogspørgsmål, som I kan tage op, diskutere og få aftalt handlinger på - alt sammen for fortsat at styrke løsningen af kerneopgaven.

Når I er klar, kan delproces 3 igangsættes.

Drejebog til del 3

Powerpoint - del 3

Det løbende arbejde - og krav til opfølgning

Som det fremgår er opgaven med at holde fokus på kerneopgaven en vedvarende og løbende proces. Det sker ikke mindst i kraft af elementerne i proces 3, men I må også lejlighedsvis overveje, om der kan være behov for at repetere proces 1 og 2.

Arbejdsplads-MED skal en gang årligt evaluere indsatsen. Det sker i som en del af den årlige arbejdsmiljødrøftelse. Udvalget bør beskrive, hvad man har gjort - og hvad man har set som resultat.

Resultatet skal fremsendes til det overliggende MED-niveau, som på den
måde har mulighed for at holde øje med, hvad der sker på arbejdspladsniveau. 

 Hovedudvalget vil samle resultaterne fra de overliggende MED-niveauer og på den måde følge udviklingen.

Inspiration fra din nabo

Har I brug for inspiration? Så hør dine "naboer", hvordan de gør - eller se eksempler her.

Det kan være rart at høre, hvordan andre arbejder med opgaven. Det er ikke så vanskeligt: Du kan jo prøve at spørge .... Andre afdelinger i dit område har måske været i gang og kan give dig/jer nyttige tips til en god fremgangsmåde ud fra det, de har gjort.

Ellers vil vi med tiden forsøge at fange nogle eksempler på, hvordan man arbejder med at få fokus på kerneopgaven på arbejdspladser i kommunen og lægge dem her på siden til åben inspiration.

 

Hent hjælp

Du/I har mulighed for at få hjælp - og rammerne for hjælpen er vedtaget af Hovedudvalget.