Arrangørguide

Vi har lavet en Arrangørguide for at gøre det så nemt som muligt for dig, som er arrangør. Du kan blandt andet læse om, hvad du skal huske at tænke på og hvem du skal kontakte.

I Hjørring Kommune vil vi gerne skabe gode rammer for kommunens foreninger og klubber, og gøre det nemt at arrangere aktiviteter. Her har vi forsøgt at samle de ting du skal vide, når du vil afholde et udendørs arrangement.

I Hjørring Kommune vil vi gerne understøtte arrangementer og tiltag i kommunens byer.

Derfor tilbyder vi, at du kan låne eller leje offentlige arealer i byerne - fx torve, pladser m.m. Det gælder alle interesserede, både foreninger, institutioner, privatpersoner og andre.

Skab fx en aktivitet for byens gæster, promover dit firma, hold træf for din forening, udnyt muligheden i, at der hver dag passerer flere hundrede fodgængere forbi, som netop kunne være interesseret i din event.

Der skelnes mellem kommercielle og ikke kommercielle arrangementer. Du skal kun betale leje af arealet, hvis arrangementet er kommercielt (Springvandspladsen kan dog kun benyttes til ikke-kommerciel brug).

Sådan kommer du i gang

Hvis du skal afholde et arrangement, skal du starte med at undersøge, om det areal du ønsker at benytte er ledigt.

Derefter skal du søge om tilladelse til at låne eller leje det eller de områder, som arrangementet skal foregå på.

For torve, pladser og grønne arealer:
Kontakt Park og Vej
materielgaarden@hjoerring.dk
Tlf. 72 33 67 55

For gågader:
Ansøg om tilladelse her

Det skal din ansøgning indeholde:

  • Dato
  • Tidsrum
  • Sted
  • Forventet deltagerantal
  • Eventuelt program
  • Eventuelle særønsker (udover hvad retningslinjerne for udendørsarrangementer tillader)

Man må ikke parkere privatbiler, udstyrsbiler, mm. på torve, pladser og i parker uden særlig tilladelse.

Søg om dispensation til kørsel i gågaden her

Almindelige torve, pladser, parkeringspladser og parker kan i nogle tilfælde reserveres til udstyrsbiler mm. efter aftale med Park og Vej.

Kørsel med tunge køretøjer må kun finde sted på grønne områder efter nærmere aftale med Park og Vej.

Nedenfor kan du se en række kort over de arealer, man kan låne eller leje til et udendørs arrangement.

Arealerne repræsenterer primært offentligt pladser, og de er ikke udtømmende for mulighederne for at afholde et arrangement.

Hvis du gerne vil afholde dit arrangement et sted, der ikke er indtegnet på nedenstående kort, er først skridt at undersøge, hvem der ejer området.

Det er ejer, der skal give tilladelse til, at området må benyttes.

Hjørring

Kort over offentlige områder i Hjørring

Hirtshals

Kort over offentlige områder i Hirtshals      

Sindal

Kort over offentlige områder i Sindal  

Tversted/Vrå

   Kort over offentlige pladser i Tversted og Vrå

Løkken

Kort over offentlige pladser i Løkken

Tårs

Kort over offentlige pladser i Tårs

 

Ønsker du at bruge gågadearealet til et arrangement, skal du søge om tilladelse hos kommunen.

Læs mere om brug af gågaderne her

Certificering eller byggetilladelse?

Telte over 100 m²  skal enten certificeres eller have byggetilladelse. Det samme gælder transportable konstruktioner (fx scener, tribuner og lignende), som er hævet mere end 1 m over terræn eller hvor overdækningen af scenen er større end 50 m2.

Hvis konstruktionen skal opstilles mere end 6 uger, skal der altid søges byggetilladelse.

Det er dit ansvar som arrangør at sørge for, at de nødvendige byggetilladelser eller certificeringer er på plads.

Lejer du telte, så spørg teltudlejeren om teltet er certificeret.

Har du spørgsmål omkring opstilling af telte og transportable konstruktioner, så kontakt byggesagsbehandler Morten Skotte på tlf. 72 33 65 74 eller på mail: morten.skotte@hjoerring.dk

Læs mere her:

Transportable telte eller konstruktioner, der kræver byggetilladelse eller certificering

Transportable telte eller konstruktioner, der ikke kræver byggetilladelse eller certificering

Hvad skal ansøgningen om byggetilladelse indeholde?

Ansøgning om byggetilladelse til telte og flytbare konstruktioner, der ikke er certificeret, skal indeholde:

  • Beskrivelse af teltet eller konstruktionen, underskrevet af brugeren og ejeren af ejendommen, hvor teltet eller konstruktionen ønskes opstillet.
  • Situationsplan med målsat angivelse af placering i forhold til andre bygninger og skel.
  • Målsatte plan- og facade/snittegninger 
  • Redegørelse for adgang til teltet eller konstruktionen, herunder tilgængelighed for handicappede og gangbesværede personer.
  • Tegninger og beregninger af bærende og stabiliserende konstruktioner. Der skal vedlægges beregninger af dimensionering af bærende elementer (søjler, bjælker, rammer, spær, m.v.), samt forankring for vind. Anvendes jordspyd, skal den beregnede bæreevne (ankertræk) oplyses.
  • Flugtvejs- og pladsfordelingsplan med angivelse af maks. antal personer, flugtveje, inventaropstilling, brandtekniske installationer, brandslukningsudstyr, m.v.

Du kan søge om byggetilladelse her

Opstilling af telt m.m. kan påbegyndes efter butikkernes åbningstid kl. ca.18.00 dagen før.

Anvendes til mere end 150 personer

Opstiller du midlertidige telte og transportable konstruktioner, der skal anvendes til mere end 150 personer, og hvor pladsfordelingsplanen ikke er en del af certificeringen, skal du altid give kommunen besked senest 4 uger inden arrangementet skal afvikles.

Læs mere om pladsfordelingsplaner her

Pladsfordelingsplanen kan udfærdiges af en certificeret brandrådgiver eller godkendes af kommunen. 

Brug for at leje en scene?

Læs mere om det her

I Hjørring Kommune findes flere udendørs scener: Træscenen i Østergade, Cityscenen i Strømgade og den lille scene i Svanelunden.

Scenerne kan benyttes til eksempelvis koncerter, musicals, teaterforestillinger og lignende. Det er oplagt at tage scenerne i brug - alle idéer og tiltag er velkomne.

Lej en scene

Hjørring Kommune råder over to scener, som man kan leje til udendørs arrangementer.

  • Den stationære scene opbygges af moduler i størrelsen 1x2 meter. Der findes moduler til 72 m2 totalt. Scenen opbygges på ben af en længde på 0,5 eller 1 m.
  • Den mobile scenes areal er 42 m2 med en gulvhøjde på 1 m over terræn. Den er forsynet med et tag på en aluminiumsramme, hvorpå der kan monteres lys, spots etc. (sidewings). Der er vindskærm på sider og bagside.

Scenerne kræver ikke certificering eller byggetilladelse.

Læs mere om scenerne og book dem her

Hvis du ønsker at etablere midlertidige camping- eller salgsområder til flere end 150 personer, kan du gøre det uden at søge om byggetilladelse.

Dog skal du huske at følge Bygningsreglementets vejledning om brandsikkerhed.

Se Bygningsreglementets vejledning her

Du skal også huske at give kommunen besked om områdets placering, indretning og brug senest 4 uger før du tager området i brug.

Har du spørgsmål omkring midlertidige camping- eller salgsområder, så kontakt byggesagsbehandler Morten Skotte på tlf. 72 33 65 74 eller på mail: morten.skotte@hjoerring.dk

Hvis du ønsker at opstille en hoppeborg eller andre forlystelser i forbindelse med dit arrangement, skal du søge om tilladelse hos Politiet.

Læs mere her

Når du spiller musik offentligt, som er ophavsretligt beskyttet, skal du betale afgift for det.

Du skal betale afgift for både live-musik og DJ eller playback. Prisen for indspillet musik er lidt højere end for live-musik.

Det er dig som arrangør, der har ansvaret for at afgiften til KODA bliver betalt.

Indberet din koncert eller event her

Husk at vise hensyn til eventuelle naboer, når du spiller musik.

Læs mere under afsnittet Støj.

Udskænkning af alkohol til arrangementer kræver tilladelse. Hvilken tilladelse du har brug for, afhænger af arrangements størrelse og karakter.

Som regel vil du som forening eller privatperson have brug for en lejlighedstilladelse

Læs mere om lejlighedstilladelser her

Du søger om lejlighedstilladelse hos Politiet.

Søg om lejlighedstilladelse her

Hvis du i stedet har eller repræsenterer en virksomhed, der serverer stærke drikke, herunder øl og vin, skal du have en alkoholbevilling.

 

Læs mere om alkoholbevilling og udendørs servering her

Arrangementer kan uden tilladelse afholdes af en person, der er fyldt 21 år, hvis serveringen af alkohol foregår indendørs for højst 150 personer, og der kun serveres øl og bordvin.

Du skal dog huske at give politiet besked om dit arrangement.

Ved salg af mad og fødevarer skal du søge om tilladelse hos Fødevarestyrelsen.

Læs mere her

Som arrangør er det dit ansvar at sørge for, at der er tilstrækkeligt mange toiletter til rådighed i forbindelse med dit arrangement.

Som tommelfingerregel bør du regne med, at der skal være adgang til 2 toiletter pr. 100 gæster.

Særligt i forbindelse med markeder med fødevarer skal personale, der håndterer madvarer have adgang til eget toilet med håndvask.

Da der er begrænset adgang til offentlige toiletter, bør du ved større arrangementer leje mobile faciliteter hos et privat firma.

Opsætning af toiletter kræver tilladelse fra Park og Vej???? 

Som arrangør er det dit ansvar at sikre, at der er tilstrækkelig kapacitet til affald i forbindelse med arrangementet.

Området skal selvfølgelig afleveres i pæn og ryddelig stand, når arrangementet er vel overstået.

For at naboer og omkringliggende generes mindst muligt af støj fra udendørs arrangementer, er det vigtigt at tænke over b.la. placering og indretning af scene eller lignede. Scenen bør så vidt muligt vende væk fra støjfølsomme naboer.

Derudover kan du overveje at bruge støjisolerende materiale, fx i form af gardiner, støjskærme og lignende.

Hvis du opsætter flere højtalere blandt publikum i stedet for ved scenen, bliver lyden bedre fordelt blandt tilskuerne, og samtidig er det ikke nødvendigt at forstærke lyden særlig meget.

Ved at anvende retningsbestemte højtalere, kan man bedre afgrænse lyden til arrangementspladsen. Dermed vil de omkringliggende beboere opleve færre støjgener.

Det er altid en god idé at tage en snak med jeres naboer forud for arrangementet - udover den pligtige naboorientering.

Du kan læse mere om reglerne omkring støj i forskriften for udendørs arrangementer, som gælder for alle arrangementer med offentlig adgang.

Forskrift for støjregulering ifm udendørs arrangementer

Der findes regler for skiltning i bymiljøet.

Det kan du læse mere om i Gågaderegulativet

Ophængning af plakater

  • Plakaterne må ikke være større end 0,8 m2.
  • Plakaterne skal have en frihøjde på min. 2,3 meter over fortov eller cykelsti.
  • Plakaterne må ikke hænge nærmere end 0,5 m fra kørebanekant eller 0,3 m fra cykelstikant.
  • Der skal minimum være 1,5 m fra plakat til luftledning
  • Plakaterne må ikke besværliggøre oversigt ved ud og indkørsler, samt diverse vejkryds.
  • Plakaterne må ikke dække for anden skiltning.
  • Plakaterne må ikke ophænges udenfor bytavlerne (langs hovedlandeveje E55).
  • Plakaterne må ophænges langs indfaldsvejene.
  • Plakaterne må højest hænge i hver 3. lygtepæl og min. 2 lygtepæle før/efter et kryds eller rundkørsel.
  • Plakaterne skal fastspændes på lygtepælene uden lygtepælene tager skade.
  • Plakaterne må opsættes tidligst 14 dage før arrangementet
  • Plakater og materialer der er brugt til ophængning, skal være fjernet senest dagen efter arrangementet.

Hvis plakaterne ikke er ophængt efter overstående betingelser - eller på anden vis er generende for trafikken - kan kommunen til enhver tid forlange plakaterne fjernet.

Bliver plakaterne ikke fjernet ved henvendelse fra kommunen, vil plakaterne blive fjernet for ansøgers regning.

Plakater må tidligst hænges op 2 uger før arrangementet og højest på hver 3. lygtepæl.

Plakaterne og materialer der er brugt til ophængning, skal fjernes straks efter at pladserne forlades.

Hvis du skal afholde et arrangement på offentligt vejareal, skal du ansøge vejmyndigheden om en rådighedstilladelse.

Læs hvordan du gør her

Som kommune vil vi gerne hjælpe dig med dit arrangement, og fx tage kontakt til Beredskab, Politi m.fl., hvis dette skulle være nødvendigt.

Det giver dig tryghed til at fokusere på indholdet af dit arrangement, og du skal derfor ikke lade dig slå ud af regler og paragraffer, da vi står klar til at hjælpe og vejlede dig.

Kontakt Park og Vej på materielgaarden@hjoerring.dk eller på tlf. 72 33 68 40.

Ved afholdelse af festivaler og andre udendørsarrangementer kan redningsberedskabet kræve, at redningsberedskabet selv eller andre, som redningsberedskabet har bemyndiget hertil, skal være til stede på pladsen som brandvagt.

Endvidere kan det bestemmes, at der skal være brand- og redningsmateriel til stede på pladsen. Udgifterne hertil skal afholdes af arrangøren.

Brandslukningsmateriel skal være i overensstemmelse med Arbejdstilsynets regler om indretning af trykbærende udstyr.

Brandslukningsmateriel skal kontrolleres og efterses efter gældende regler. Brandslukningsmateriel skal anbringes synligt og være let tilgængeligt. Anbringelsesstederne skal afmærkes i overensstemmelse med Arbejdstilsynets regler om sikkerhedsskiltning.

For at sikre den optimale mulighed for at slukke eller standse udbredelsen af en brand er det nødvendigt, at der er installeret det rigtige brandslukningsmateriel til formålet.

Ved elinstallationer skal anbringes mindst en håndildslukker i henhold til Beredskabsstyrelsen tekniske forskrifter.

I større forsamlingstelte og selskabshuse skal der ved flugtvejsudgange opstilles mindst et håndsprøjtebatteri eller en trykvandslukker i henhold til Beredskabsstyrelsen tekniske forskrifter, således at der maksimalt er 25 m til nærmeste håndildslukker.

I lokaliteter med opvarmning anbringes et håndsprøjtebatteri, eller en trykvandslukker i henhold til Beredskabsstyrelsen tekniske forskrifter samt et brandtæppe ved hver flugtvejsudgang.

Læs mere om brandsikkerhed i forbindelse med arrangementer hos Nordjyllands Beredskab

Brandveje

Alle stede og på alle tidspunkter skal der sikres en redningsvej på en bredde af minimum 3 meter og med en frihøjde på minimum 4 meter.

Salgsadfærd

Salg må ikke være pågående for de forbipasserende.

Ansvar

Eventuelt lånte pladser eller områder skal efterlades i pæn og ryddelig stand sådan at det efter oprydningen ikke kan ses, at arrangementet har været afholdt.

Hvis der sker skader på Hjørring Kommunes eller grundejers ejendom i forbindelse med arrangementet (herunder vejanlæg, parkeringsplads og udstyr på vejen), skal skaderne udbedres for ansøgers regning og uden udgift for henholdsvis Hjørring Kommune eller grundejer.

Opsætning og nedtagning

  • Opsætning af scene/lydudstyr: kl. 08-18
  • Lydprøver: kl. 10 til koncertstart - max. 1 time
  • Nedtagning af scene/lydudstyr: Umiddelbart efter koncertafslutning eller næste dag kl. 08-18

Det kræver politiets tilladelse at afvikle en festival, en open air-koncert eller et lignende udendørs arrangement, hvor mange mennesker er samlet, og som arrangør er der nogle regler, du skal overholde.

Læs mere her

Skal foreninger betale skat og moms i forbindelse med arrangementer?

Læs mere om det her

Når du skal afholde et arrangement eller et event, er det vigtigt at skabe opmærksomhed omkring det.

Her kan du fx benytte Hjørring Kommunes digitale skiltepyloner, som står i Banegraven og på Frederikshavnsvej.

Læs mere om skiltepylonerne her

Sociale medier er oplagte at bruge til at markedsføre arrangementer og events.

Men hvilke skal man bruge? Og hvordan?

Det kan du læse mere om her

Der findes mange muligheder for at søge støtte til kulturelle arrangementer. 

Kontakt os gerne og hør mere om mulighederne.

Læs mere om kulturstøttemidlerne her

Du kan også søge om støtte til aktiviteter på fritidsområdet.

Læs mere om puljer på fritidsområdet her

Hvis du er i tvivl om, hvordan du skal gribe dit arrangement an, er det altid en god idé at kontakte din lokale borger/handelsstands/turistforening eller lignende. 

De vil som regel gerne understøtte arrangementer, der giver værdi i lokalområdet og har måske gode erfaringer du kan trække på.