Bliv leverandør til det offentlige

For at blive leverandør til det offentlige er der en række grundlæggende spilleregler som du skal kende.

Det er vigtigt, at du orienterer dig om gældende regler, herunder EU's udbudsregler. Vi vil derfor anbefale dig, at gå ind på Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside, hvor du kan læse mere omkring direktiverne.

Klik her og gå til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens hjemmeside

Nedenfor kan du finde mere information omkring forhold, der er relevant at kende, hvis du vil være leverandør til Hjørring Kommune.

Konsortiedannelse

Ønsker du at byde ind på en opgave som konsortium?

SKI har udgivet en vejledning om konsortiedannelse, hvor du kan læse om hvordan din virksomhed med fordel kan byde på offentlige opgaver sammen med andre virksomheder.

I vejledningen kan mindre og mellemstore virksomheder få inspiration til at danne konsortier.

Vejledning til konsortiedannelse

E-handel

Ønsker du som leverandør at E-handle med Hjørring Kommune? Læs her hvordan du kommer igang.

I Hjørring Kommune foregår hele indkøbsprocessen og den efterfølgende fakturabehandling fuldt elektronisk - fra ordreafgivelse til varemodtagelse og til fakturaen er betalt til leverandøren. Dermed udnytter Hjørring Kommune fordelene i elektroniske varekataloger og understøtter byrådets målsætning i Indkøbs- og Udbudspolitikken for Hjørring Kommune.

Når du som leverandør skal E-handle med Hjørring Kommune, er første step det elektroniske varekatalog, som er baseret på en underskrevet indkøbsaftale.

Indkøbsaftaler

Hjørring Kommunes Indkøbsaftaler ligger elektronisk i en indkøbsportal som alle decentrale indkøbere i hele Hjørring Kommune har adgang til.

Indkøbsportalen indeholder:

  • Samtlige gældende indkøbsaftaler i Hjørring Kommune med priser, miljøoplysninger, betingelser og øvrige vilkår samt leverandøroplysninger
  • Generelle oplysninger, praktisk information om indkøbsforhold, lovregler og nyheder
  • Elektroniske varekataloger og e-handelsløsning
  • Den decentrale indkøber kan foretage sine indkøb elektronisk hos de leverandører, hvor aftalen er en e-handelsaftale. Eller der kan fremsendes rekvisitionsordre.Miljøvenlige indkøbsaftaler og aftaler med mulighed for elektronisk ordreafgivelse er markeret særskilt i Indkøbsportalen.


Alle indkøbsaftaler offentliggøres i Indkøbsportalen, hvor de behandles fortroligt. Alle leverandører kan få adgang til egen indkøbsaftale i portalen ved henvendelse til Indkøb og Udbud.

Varekataloger

Til E-handel benytter Hjørring Kommune TrueTrade katalogsystemet, som er baseret på 2 kataloger: Henholdsvis Katalog og Prisbog.

Katalog

Et bruttokatalog, som indeholder alle leverandørens aktuelle varer, med tilhørende billeder, informationer m.m. Herfra trækkes alle informationer om de enkelte produkter over i prisbogen. Der kan således anvendes det samme bruttokatalog til flere aftaleområder, og også til andre kunder, som anvender samme system.

Kataloget skal indlæses én gang når aftalen oprettes, og det vil ikke være synligt for kommunerne.

Bruttokataloget skal indeholde en række obligatoriske informationer, blandt andet:

  • leverandørens varenummer
  • evt. leverandøren udvidet varenummer
  • varenavn
  • varebeskrivelse
  • vejledende pris inkl. Afgifter med 2 decimaler
  • vejledende pris eksl. Afgifter med 2 decimaler
  • pakningsstørrelse (f.eks. 12 - hvis salgsenheden er én blyantæske med 12 stk.)
  • enhedsbetegnelse på salgsenheden (kasse, æske, karton, stk., pakke eller lignende) (her skal der ikke stå 1 kasse á to poser, men kun enheden)
  • billede via URL
  • UNSPSC kode på commodity niveau
  • Etc.

Prisbog

Prisbogen er kunde- og aftalespecifik, og indeholder kun de produkter, der er omfattet af aftalen.

Prisbogen indeholder kun ganske få informationer udover varenummer og nettopris, idet resten af informationerne trækkes fra kataloget. Såfremt der er ændringer til et varenummer, ændres det i Katalog, for derved vil det slå igennem til alle prisbøgerne.

Katalog og prisbog kan leveres i OIOUBL eller som komma-separeret fil.

Se de detaljerede specifikationer her

Tilbudsskema med de til Hjørring Kommune angivne priser skal umiddelbart efter godkendelse af tovholderkommunen, udvides med pris med to decimaler pr. salgsenhed henholdsvis med og uden afgifter, salgsenhederne skal oplyses jf. IT og Telestyrelsens enhedsliste, desuden skal evt. variant ID påføres.

Det udvidede excel-ark skal tilsendes den e-handelsansvarlige i Hjørring Kommune. Det skal påregnes at Hjørring Kommune skal have 10 arbejdsdage til at gennemgå og godkende e-katalog.

Leverandøren skal kunne håndtere bestillinger via kommunens e-handelssystem, hvor der er afvigelse mellem fakturaadresse og leveringsadresse.
For at sikre korrekt levering, er leverandøren forpligtet til, enten at afløfte samtlige felter vedr. leveringsadressen inkl. mark att., alternativt skal levering styres via den på ordren oplyste unikke leverings ID.

Fakturering

Alle fakturaer skal gebyrfrit fremsendes elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv.
Jf. bekendtgørelsen om elektroniske regninger til offentlige myndigheder – fra 1. april 2010, skal fakturaer og kreditnotaer fremsendes i OIOUBL format og via Nemhandel infrastrukturen OIORASP. Fakturaer og kreditnotaer skal som minimum fremsendes under forretningsprofilen Procurement-BilSim-1.0. Er der tilhørende e-ordre, skal profilen som min. være Procurement-OrdSim-BilSim-1.0.

Faktura fremsendes elektronisk til rekvirerende afdeling/institution (jf. EAN-nummer) med
angivelse af Ordregivers ordrenummer og eventuelle andre ID-numre, som er nødvendige for
Ordregiver for en effektiv fakturabehandling, eksempelvis kode for økonomiske tilhørsforhold.

Specifikt for fakturering af bestillinger foretaget i udbyders e-handelssystem.

Alle ordrer skal leveres fuldt ud. Ikke komplette leverancer kan kun fremsendes efter forudgående aftale.

Mængde

Den fakturerede mængde skal angives således, at der er fuld overensstemmelse med antallet af bestilte og leverede enheder. Dvs. ikke som bestillings mængden i alt.
Enhederne skal være genkendelige i forhold til katalogets bestillingsenhed. Bestilles varen f.eks. i en bestillingsenhed kasser med 10 stk., og prisenheden på fakturaen er i pakker á 5 stk., så skal der i prisenheden anføres pakningsstørrelsen, så prisen kan kontrolleres på laveste enhedsniveau.


Varenummer

De fakturerede varenumre skal være fuldstændig identiske med de varenumre, der er aftalt i kontrakten og som fremgår af Leverandørs e-katalog. Har leverandøren valg udvidet vareID i kataloget, så skal fakturaen også have dette udvidet vareID.

Entydige varelinjer

Leverandør må ikke indsætte ekstra varelinjer med ekstra oplysninger, så som afgifter, tillæg eller fradrag/rabatter. Er der afgiftsbelagte varer skal disse specificeres i særligt indhold jf. OIOUBL formatet.
Der kan kun tilføjes gebyr i det omfang, at dette fremgår af ordren.

 

Sociale klausuler

Sociale klausuler i udbud kan bruges til at sikre, at leverandøren løfter nogle sociale hensyn som eksempelvis at sikre praktikpladser osv.

En social klausul indebærer en nærmere angivet social forpligtelse for den, der vinder opgaven. F.eks. kan den sigte mod at ansætte et bestemt antal medarbejdere på særlige vilkår, ansættelse af lærlinge/elever eller en formulering af en etnisk ligestillingspolitik.

Nye forpligtelser vedr. klausuler om uddannelses- og praktikaftaler

Regionale og kommunale ordregivere er fra 1. januar 2014 forpligtet til i relevante udbud efter ”følg eller forklar”-princippet at overveje brugen af sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler. Forpligtelsen følger af henholdsvis finansloven for 2013 og aftalerne om kommunerne og regionernes økonomi for 2014.

Følg- eller forklar princippet indebærer, at myndigheden enten skal anvende sociale klausuler om uddannelses- og praktikaftaler i relevante udbud eller forklare, hvorfor de ikke gør det.

Formål med sociale klausuler

Sociale klausuler kan både være med til at mindske risikoen for, at virksomhedens nuværende medarbejdere bliver udstødt, og bidrage til at udsatte grupper bliver integreret på arbejdsmarkedet. På den måde kan klausulerne have følgende hovedformål:

  • At integrere - ved at stille krav om, at virksomheden ansætter personer på særlige vilkår (fx fleksjob) eller ved at skabe bedre muligheder for at aktivere ledige.
  • At sikre at flere lærlinge kommer i praktik ved private leverandører
  • At forebygge og fastholde - ved at kræve, at arbejdspladsen har en formuleret politik om at fastholde nuværende medarbejdere og forebygge nedslidning. Dermed kan sociale klausuler gøre arbejdspladsen mere rummelig for de allerede ansatte.

 

Arbejdsklausuler

En arbejdsklausul betyder, at danske løn- og arbejdsvilkår skal være gældende, når det offentlige sender en opgave i udbud.

Det offentlige må ikke stille krav om, at man skal følges en bestemt overenskomst, så der må således kun stilles krav om, at løn og arbejdsvilkår følger danske standarder.

Det har to formål:

  • At beskytte danske lønmodtagere mod billigere arbejdskraft fra udlandet og dermed forhindre social dumping.
  • At beskytte danske overenskomstdækkede virksomheder mod unfair konkurrence.

Der er ingen faste regler for, hvornår en arbejdsklausul kan benyttes.

Brug af underleverandører er udbredt i mange brancher, og i takt med at opgaver er blevet udliciteret, bruger det offentlige underleverandører i stigende omfang. Det gælder for eksempel rengøring, transport, vej- og parkarbejde og skovbrug.

Uden kædeansvar er en arbejdsklausul i reglen ikke meget værd. Dermed vil arbejdsklausulen ikke kun omfatte den virksomhed, der har fået entreprisen, men også de virksomheder og i sidste ende enkeltpersoner, virksomheden måtte vælge til at udføre en del af arbejdet.

 

Mercell - Elektronisk udbudssystem

Hjørring Kommune har siden udbudslovens ikrafttrædelse 1. januar 2016 skulle overholde en række krav om elektroniske sagsgange i udbudsproceduren. Fra 1. januar 2018 bliver det imidlertid et lovkrav, at udbudsprocedurer skal gennemføres fuldt ud elektronisk.

Hjørring Kommune understøtter dette lovkrav ved, at have indkøbt udbudsværktøjet Mercell, hvor større og mindre indkøb af varer og tjenesteydelser bliver udbudt gennem. Det er gratis som leverandør at blive oprettet, downloade udbudsmaterialet samt afgive tilbud gennem systemet.

Hvis dette skulle give anledning til problemer, kan Mercell træffes på nedenstående tlf.

Mercells kundeservice: 63 13 37 00

Hvordan får jeg oplysninger?

Du kan som leverandør, se hvad der ligger af igangværende udbud i Hjørring Kommune, under fanen; aktuelle udbud og licitationer. Her kan der findes informationer om hvilke udbud, Hjørring Kommune er i gang med og hvordan disse kan tilgås, dette vil også fremgå at udbudsbekendtgørelsen.

Jf. udbudsloven § 132, stk. 1. En ordregiver skal give fri, direkte og fuld elektronisk adgang til udbudsmaterialet fra datoen for offentliggørelse af udbudsbekendtgørelsen i den Europæiske Unions Tidende, jf. dog stk. 2. Ordregiveren skal i udbudsbekendtgørelsen angive, på hvilken elektronisk adresse der gives adgang til udbudsmaterialet.

For yderligere informationer vedr. det enkelte udbud, kontakt venligt den kontaktperson som er tilknyttet udbuddet.

Fælleseuropæisk udbudsdokument - ESPD

Det fremgår af udbudsloven, at ordregiver skal kræve, at ansøgere eller tilbudsgivere benytter det fælles europæiske udbudsdokument.

Ordregiver skal udfylde og vedlægge et ESPD, som en del af udbudsmaterialet i forbindelse med udbud efter udbudslovens afsnit II, dvs. ved:

» offentlige udbud
» begrænsede udbud
» udbud med forhandling
» konkurrenceprægede dialoger
» innovationspartnerskaber.

ESPD er en egenerklæring, der fungerer som foreløbigt bevis for, at en ansøger eller tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til udelukkelse, egnethed og eventuelt udvælgelse. Det vil sige, at det er en formel erklæring om, at ansøgeren eller tilbudsgiveren ikke er i en af de situationer, hvor man vil blive udelukket. Man erklærer, at man opfylder de relevante egnethedskriterier, og de objektive og ikke diskriminerende kriterier, som eventuelt er opstillet med henblik på at begrænse antallet af kvalificerede ansøgere, som opfordres til at afgive tilbud.
Det vil som udgangspunkt kun være den vindende tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at disse kriterier er opfyldt. Ordregiveren kan dog på ethvert tidspunkt under proceduren bede ansøger eller tilbudsgiver om at indsende dele af eller hele dokumentationen, hvis det bliver nødvendigt for at sikre en korrekt afvikling af proceduren.
Formålet med ESPD-formularen er at mindske den administrative byrde, som opstår, når virksomhederne bliver mødt med et krav om at fremlægge et stort antal certifikater eller andre dokumenter i forbindelse med udelukkelses- og egnethedskriterier.

Ved et konkret udbud, skal ansøgere og tilbudsgivere downloade ordregivers ESPD, dvs. den ESPD-fil som er tilgængelig samme sted som det øvrige udbudsmateriale. ESPD’et indeholder de relevante oplysninger om ordregiveren og det konkrete udbud, og er tilpasset af ordregiveren således, at kun de felter, som er relevante for det pågældende udbud bliver synlige for ansøgerne og tilbudsgiverne.